AAI - ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

Archivos Administrativos e Intermedios

• Archivos.

Definición:
El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
- Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son conservados, clasificados, organizados y administrados. También es archivo el espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la investigación, y para la gestión administrativa.

La Ley Orgánica de Administración Pública de Venezuela en el artículo 143, define por órgano de archivo “al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material… ”

Funciones:
- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
- Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
- Ubicación del documento de forma agilizada.
- Asegurar la recuperación de información.
- Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
- Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
- Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto.
- Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución.

Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: “recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar”. La recogida se limita a la recepción de documentos en muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.

En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”.

Importancia:
Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, por que en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas. Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una optima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos, y así brindar un servicio eficientemente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma.

• Documentos
  

Definición:
El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico y conservado a través del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación y su difusión. (Universidad complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm)

Según Ana Duplá del Moral: un documento de archivo es “Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del Patrimonio Bibliográfico”. (Ana Duplá del Moral. Glosario de terminología archivística).


El documento para José López Yepes: lo define como información fijada en un soporte físico transmisible en el espacio. En el tiempo y susceptible de constituirse en fuente de información. Para obtener nueva información.

Los documentos se caracterizan por ser de dos tipos lo textuales y no textuales:
- Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
- No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Funciones:
Su función principal es la de soporte y registro de datos e información, sobre algún hecho o suceso. Así como también transmitir información y servir de testimonio.

Importancia:
Los documentos son herramienta de vital importante para construir la historia de un pueblo o sociedad, pues sin ellos no existiría la certeza de que tales o cuales hechos han acontecido, en los archivos es donde se maneja de forma mas frecuente estos documentos de gran valor, es aquí donde entra el patrimonio documental para el gobierno puesto que este se ayudara con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Todo este tema es relevante para el profesional de la información, pues es el que se encargara de ayudar al fácil acceso de todo este mundo de información, que no se debe de dejar perder, puesto que es la identidad e historia de un pueblo. (Blog-bibliotecología. http://blog-bibliotecologia.nireblog.com/post/2007/10/02/la-importancia-del-documento-en-sociedad)

• Documentos administrativos
  

Definición:
Es toda expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión grafica, testimonio de la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona física o jurídica, con exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio bibliográfico.

Según el autor Manuel Vásquez, es un soporte modificado por un texto a el adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el tramite.


Tipos:
- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecartas…)
- Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por máquina, orales.
- Por las funciones que testifican: específicos, comunes.

También podemos nombrar varios tipos de documentos administrativos como: autorización, certificado, contrato, currículum, declaración, testamento, circulares, minutas, actas, oficios, informes, memorándums, requisición de compras, facturas, viáticos, baremos, autorizaciones, sanciones, normativas.


Funciones:
- Función de constancia: registra y asegura la continuidad de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Garantizando la conservación y testimonio de las actividades y funciones, actos administrativos de la institución.

- Función de Comunicación: sirven como medio de comunicación de las acciones y actos administrativos. la comunicación puede ser tanto interna como externa; la interna es la que se da entre las unidades que conforman la organización administrativa, y la comunicación externa se realiza para relacionarse con otras organizaciones.

• Archivos administrativos

Definición:
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)


Funciones:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.


Organización:
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

• Archivos intermedios

Definición:
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.


Funciones:
- Proceden la valoración de los documentos.
- Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
- Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.


Organización:
La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.

Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

Importancia:
Es de gran importancia, debido a que es el encargado de reunir y conservar todos los documentos traspasado de los archivos administrativos, gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso seleccionan y valoran la documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.

FORO 1

TEMA 1: Archivos Administrativos e Intermedios.

Respecto a los archivos administrativos e intermedios hay que tener claro, que son dos archivos que tienen finalidades distintas y que cumplen con funciones específicas cada uno, al mismo tiempo ambos controlan y organizan el flujo de información. Los archivos administrativos e intermedios juegan un papel importante dentro del sistema archivístico, creando una interconexión entre ambos archivos.

Los archivos administrativos se caracterizan principalmente por ser “archivos activos – vigentes”, en ellos se encuentran los documentos generados recientemente por los entidades y organismos, que cumplen con la fase activa de su ciclo vital. Generalmente son documentos consultados frecuentemente, es decir, están en constante uso. Mientras los archivos intermedios se caracterizan por ser “archivos inactivos”, el se encarga de resguardar todos aquellos documentos que aún tienen una validez jurídica, pero que son frecuentados esporádicamente, por ende estos documentos provienen de los archivos administrativos. Aunado a esto insisto en el hecho que entrambos archivos existe una interrelación sistemática, que están conectadas por el flujo informacional, es decir, las constantes entradas y salidas de documentos, que se ven sometidos bajo los criterios y funciones archivísticos: Control de la masa documental, ordenación, clasificación y expurgo de la documentación, para optimizar la gestión documental y archivística dentro de los organismos.

FORO 5

TEMA 5: Sistemas de Información.

El sistema esta formado por una serie de elementos complejos que conforman el subsistema, y es un ciclo que esta en constante retroalimentación, por ello es un sistema abierto, generando unas entradas y salidas constantemente, obteniendo un sistema permanente dentro de la unidad de información. Todos los conceptos y principios de la teoría de sistema son aplicables y ejecutables, dentro de las unidades de información. Hay destacar q los sistemas de información son un producto ordenado, como resultado del proceso de la interacción de elementos para el logro común de la meta que seria “El todo” = a información – conocimiento.

Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.

En cuanto a los archivos administrativos e intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información. Motivo por el cual los archivos son partes del sistema de información, ya que en ellos se manipula información, datos a través de los documentos que se generan (Entradas), pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos: clasificación, ordenación y descripción; y transmisión o transferencia de información (Salidas), disponible y accesible al público.

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Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están en un constante crecimiento y evolución, planteando nuevos retos y desafíos dentro de la sociedad de la información, por ello surge la inquietud y demanda de profesionales del área de las ciencias de la información capaces de adaptarse a las nuevas transformaciones, y mantenerse actualizado con las TIC, para responder a las necesidades de la sociedad globalizada.

El profesional de la información debe ser competente y capaz, de hacer uso de las herramientas tecnológicas, para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información. Diseñar y crear productos, planificar estrategias de capacitación en el manejo y uso de las TIC, para agilizar y facilitar el acceso a la información.

Actualmente somos una sociedad que demanda más información y la exige a tiempo real, al mismo tiempo se genera más información-conocimiento en todos los ámbitos y disciplinas del saber, y con ello surgen nuevos avances a nivel científico-tecnológico, sociocultural e inclusive socioeconómico; motivo que nos lleva y empuja como profesionales a estar a la vanguardia de la actualidad, optando y manipulando los recursos tecnológicos, y romper con la llamada brecha digital. Desde el punto de vista del usuario nos lleva a la sed insaciable “del saber”, es decir, a la necesidad de obtener el conocimiento, recurriendo a los centro de información (Archivos, bibliotecas, unidades de documentación, museos, y hay que agregar los cyber), que nos incita a exigir un mejor servicio, información de calidad y profesionales competentes en el área que puedan asesorar al mismo correctamente en su búsqueda.

FORO 4

TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Los manuales de normas y procedimientos juegan un papel importantísimo, dentro de la gestión de una organización, es parte del sistema gestión de información. Ante todo hay que resaltar la función de estos documentos, en ellos se especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de la organización; con el objetivo de crear y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Este documento contiene las directrices específicas a aplicar dentro de cada departamento de la unidad de información, según las necesidades y objetivos propuestos por la organización, sometiéndose a constantes actualizaciones. Cambios necesarios para que el manual de normas y procedimientos se mantenga vigente.

Se podría decir que el manual de normas y procedimientos es un recurso indispensable dentro de la gestión de organismos, por que es el resultado de los análisis y creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la unidad de información o institución; donde queda registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

Los manuales de normas y procedimientos pasan por una serie de pasos en su realización. En medio de su elaboración, se expone una presentación del documento donde se manifestara los lineamientos a seguir; debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. El siguiente paso es la implantación, de igual importancia, ya que de este depende que se ejecute a cabalidad y que todo el personal este informado. Por último como mencione con anterioridad el mantenimiento del manual, estar actualizado; para garantizar un desempeño óptimo por parte del personal que conforma la unidad de información.

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TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Quería mencionar respecto a los recursos humanos en los archivos:

Que el profesional de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.

En mi opinión el profesional de la información ya sea el documentalista, bibliotecólogo, museólogo, archivólogo, su labor es promover, resguardar y conservar la información y la cultura, haciendo posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición de información. Evidentemente en la archivología particularmente, como Recursos Humanos formados académicamente y profesionalmente en las ciencias de la información, es el principal nexo de la cultura entre el usuario con el conocimiento. Gracias a ello se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos.

FORO 3

TEMA 3: La Gestión Documental.

La gestión documental nos permite organizar, producir, gestionar, acceder, clasificar, manejar y valorizar los recursos documentales de una unidad de información, es decir cumple con una serie de procesos sistematizados, enfocados en un conjunto de normas, principios y técnicas empleadas para administrar el flujo constante de documentos generados en una organización o institución, ya sea publica o privada.

Una buena gestión documental permite la recuperación y acceso de información precisa en un tiempo oportuno, por ello la gestión documental es tan importante actualmente dentro de una organización, debido que las mismas producen documentos haciendo que los volúmenes de información o datos, aumenten en los fondos documentales, por ello existe un complejo de normas y principios a cumplir que determinan el destino a tomar de dichos documentos como: el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminación de los considerados “ya no valiosos”, y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, la transferencia de documentos que aun siguen siendo solicitados por el personal de manera esporádica, pasan a tener un valor secundario.

Según INGHENIA: Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
(INGHENIA: soluciones tecnológicas para sistemas de gestión. http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documental-integrada/)

El profesional de la información actualmente enfrenta en la sociedad del conocimiento múltiples retos, a sumiendo roles frente a la gerencia de los servicios, debido a que los avances socioculturales y científicos - tecnológicos que nos rodea, demanda obligatoriamente de estos profesionales nuevas estrategias y técnicas para hacer de la gerencia del servicio un enfoque competitivo, eficiente y eficaz, logrando satisfacer las necesidades y demandas del público (usuarios). Por ende el profesional de la información debe prepararse y actualizarse constantemente, de manera que este capacitado para afrontar cualquier reto que se le presente tenazmente dentro de la llamada sociedad de la información.

FORO 2

TEMA 2: Gestión de Archivos.

Hay que mencionar que los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades y demandas de los usuarios, a través de la identificación de las mismas, por ende surge una planificación de estrategias para cubrir dichas demandas y necesidades de información, y así mejorar la calidad del servicio.

"Una vez diseñado e implementado el servicio se procede a una evaluación continua, con el fin de detectar deficiencias y brindarles un servicio acorde con sus necesidades informativas establecidas previamente." (Katia Caraballoso Granado y Aded Esquivel Duque; Evaluación de los servicios 2006).

Por ello es tan importante una buena gestión y organización, no sólo en los archivos como es nuestro caso, sino en todo centro de información (bibliotecas, museos, unidad de documentación, etc.), ya que tenemos en común el manejo de la información, entradas y salidas de información, generando un servicio a la sociedad. Los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades de toda la unidad integrando un conjunto de servicios internos y externos que buscan funcionar de la forma más equilibrada.

Seguidamente para que se pueda llevar una gestión eficiente y eficaz se necesita hacer una previa evaluación para revisar que se tiene en la unidad y cuales son sus carencias y fuertes, y en base a esto planificar estrategias, para poder lograr y obtener un nivel de calidad, de todos los objetivos propuestos. Por lo tanto la gestión de archivo debe cumplir con una serie de pasos sistemáticos, acompañado de un análisis completo de la unidad, permitiendo bajo ciertos criterios evaluativos la planificación y organización de la unidad de información, de esta manera las fallas que se observen en el sistema pueden ser corregidas y todo el proceso de gestión puede llevarse de la manera más eficiente, asimismo se deberá diseñar nuevas estrategias en un tiempo estipulado, con fines a mediano y largo plazo. Para ello no sólo es importante la organización, identificación, acceso, mantenimiento y actualización de archivos, sino mantener una comunicación constante entre el personal de cada departamento de la unidad, el personal técnico y el personal del proyecto.

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TEMA 2.Gestion de Archivos.

La Planificación.
Estoy de acuerdo con el comentario de mi compañera, respecto a la planificación estratégica, pienso que implica el aporte y creación de objetivos, por medio de programas y toma de decisiones, para conseguir satisfactoriamente los objetivos impuestos como metas. Por ello es tan importante que el gestor de la información, tenga claro su labor profesional dentro de la unidad, e inclusive la visión y misión de la unidad de información; para brindar un servicio óptimo, eficiente, eficaz y efectivo tanto dentro de la unidad u organización, es decir los procesos internos de gestión, como los servicios que prestan al usuario en general.