La Gestión de Archivos
Consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene otros semblantes, que deben ser desarrollados de manera específica se puede decir que actúa con una serie de elementos reunidos, perfeccionados y proyectados los objetivo.
El Diccionario de Terminología Archivística (1995) define la Gestión o Administración de Archivos como una “…organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación, y control de los programas establecidos”.
Organización de los Archivos
Es la organización lógica de los registros establecidos por su forma de acceso. La ordenación física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la habilidad de agrupación de asignación de archivos. Se organizan por razón de un cuadro de calcificación documental, el cual seria este un reflejo de la estructura funcional.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden metódico y un control en la producción de los documentos y así se establece un orden sistemático y un control en la producción de los documentos logrando agilizar y realizar un proceso rápido para la recuperación. A esto se le agrega o mejor se le integra la descripción como paso importante dentro de la organización de archivos, seguidos de la ordenación de los anaqueles.
Por ello la organización de documentos son los lineamientos que regula y controla la producción y circulación documental, a través del mantenimiento y utilización de herramientas, que ayudan a mantener eficientemente y eficazmente un control y orden de los archivos a lo largo de su ciclo vital.
Para llegar ha la organización archivística se debe realizar una serie de procedimientos, como la:
• Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos: que puede ser por orden cronológico, alfabético y numérico
Tipos de Archivos y su Importancia
Los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
• Archivo de Gestión o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
• Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
• Archivo Histórico:
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPÓSITO.
Planificación de archivos
Consiste en una estructura que organiza registros de modo secuencial, en donde existen una serie de pasos conectados, trazados para asegurar la fácil y accesible identificación, organización, acceso y mantenimiento de los archivos. La gestión de Archivos, tiene otros semblantes, que deben ser desarrollados de manera específica se puede decir que actúa con una serie de elementos reunidos, perfeccionados y proyectados los objetivo.
El Diccionario de Terminología Archivística (1995) define la Gestión o Administración de Archivos como una “…organización responsable de la aplicación de la política archivística a través de la dirección, planificación, y control de los programas establecidos”.
Organización de los Archivos
Es la organización lógica de los registros establecidos por su forma de acceso. La ordenación física de un archivo en el almacenamiento secundario depende de la habilidad de agrupación de asignación de archivos. Se organizan por razón de un cuadro de calcificación documental, el cual seria este un reflejo de la estructura funcional.
El cuadro de clasificación documental se establece para tener un orden metódico y un control en la producción de los documentos y así se establece un orden sistemático y un control en la producción de los documentos logrando agilizar y realizar un proceso rápido para la recuperación. A esto se le agrega o mejor se le integra la descripción como paso importante dentro de la organización de archivos, seguidos de la ordenación de los anaqueles.
Por ello la organización de documentos son los lineamientos que regula y controla la producción y circulación documental, a través del mantenimiento y utilización de herramientas, que ayudan a mantener eficientemente y eficazmente un control y orden de los archivos a lo largo de su ciclo vital.
Para llegar ha la organización archivística se debe realizar una serie de procedimientos, como la:
• Clasificación y registro de documentos.
• Descripción y ordenación de documentos: que puede ser por orden cronológico, alfabético y numérico
Tipos de Archivos y su Importancia
Los archivos se dividen en 3 tipos: el archivo de gestión o administrativo, el archivo central y el archivo histórico.
• Archivo de Gestión o Administrativo:
Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto.
• Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los usuarios.
• Archivo Histórico:
Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPÓSITO.
Planificación de archivos
Planeación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, por lo cual es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de planeación.
(http://www.3w3search.com/Edu/Merc/Es/GMerc.htm).
La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización con sus oportunidades cambiantes de mercadeo (Kotler, 1990).
Rodríguez, Manuel A. (2006), comenta: "Una acertada planificación estratégica debe considerar una activa participación de todos los actores de la organización, aprovechar la fortalezas de todo el equipo y un sentido de colaboración organizacional". ("Introducción a la Planificación Estratégica, Conceptos Básicos para la formulación e Implementación de Estrategias". http://cursosgerenciales.com.ve/datac/htm2/contenidos/IPE.htm)
La planificación estratégica aplicada a los archivos es de suma importancia y esencial, ya que de alguna manera nos asegura una buena administración de mediano a largo plazo, es decir, es la creación inteligente de estrategias basadas en un estudio y análisis previo de la institución, en nuestro caso seria los archivos de cualquier entidad pública o privada. La planificación es la orientación de la institución, donde se identifica los objetivos (metas) y las acciones que se debe tomar para cumplir o alcanzar los objetivos propuestos; ella sentara las bases para consolidar la unidad archivística, los cuales mejoraran la calidad y eficiencia, eficazmente en la recuperación y agilización de documentos.
Aportes y beneficios que nos brinda la planificación estratégica:
• Incremento en eficiencia y calidad de los servicios que presta un archivo.
• Una base para la toma de decisiones.
• Una mayor efectividad
• Análisis de la organización y creación de objetivos estratégicos.
• Mejoras en la gestión documental.
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