FORO 4

TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Los manuales de normas y procedimientos juegan un papel importantísimo, dentro de la gestión de una organización, es parte del sistema gestión de información. Ante todo hay que resaltar la función de estos documentos, en ellos se especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de la organización; con el objetivo de crear y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Este documento contiene las directrices específicas a aplicar dentro de cada departamento de la unidad de información, según las necesidades y objetivos propuestos por la organización, sometiéndose a constantes actualizaciones. Cambios necesarios para que el manual de normas y procedimientos se mantenga vigente.

Se podría decir que el manual de normas y procedimientos es un recurso indispensable dentro de la gestión de organismos, por que es el resultado de los análisis y creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la unidad de información o institución; donde queda registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

Los manuales de normas y procedimientos pasan por una serie de pasos en su realización. En medio de su elaboración, se expone una presentación del documento donde se manifestara los lineamientos a seguir; debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. El siguiente paso es la implantación, de igual importancia, ya que de este depende que se ejecute a cabalidad y que todo el personal este informado. Por último como mencione con anterioridad el mantenimiento del manual, estar actualizado; para garantizar un desempeño óptimo por parte del personal que conforma la unidad de información.

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TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Quería mencionar respecto a los recursos humanos en los archivos:

Que el profesional de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.

En mi opinión el profesional de la información ya sea el documentalista, bibliotecólogo, museólogo, archivólogo, su labor es promover, resguardar y conservar la información y la cultura, haciendo posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición de información. Evidentemente en la archivología particularmente, como Recursos Humanos formados académicamente y profesionalmente en las ciencias de la información, es el principal nexo de la cultura entre el usuario con el conocimiento. Gracias a ello se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos.