ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

Archivos Administrativos e Intermedios

• Archivos.

Definición:
El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
- Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son conservados, clasificados, organizados y administrados. También es archivo el espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la investigación, y para la gestión administrativa.

La Ley Orgánica de Administración Pública de Venezuela en el artículo 143, define por órgano de archivo “al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material… ”

Funciones:
- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
- Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
- Ubicación del documento de forma agilizada.
- Asegurar la recuperación de información.
- Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
- Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
- Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto.
- Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución.

Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: “recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar”. La recogida se limita a la recepción de documentos en muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.

En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”.

Importancia:
Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, por que en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas. Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una optima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos, y así brindar un servicio eficientemente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma.

• Documentos
  

Definición:
El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico y conservado a través del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación y su difusión. (Universidad complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm)

Según Ana Duplá del Moral: un documento de archivo es “Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del Patrimonio Bibliográfico”. (Ana Duplá del Moral. Glosario de terminología archivística).


El documento para José López Yepes: lo define como información fijada en un soporte físico transmisible en el espacio. En el tiempo y susceptible de constituirse en fuente de información. Para obtener nueva información.

Los documentos se caracterizan por ser de dos tipos lo textuales y no textuales:
- Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
- No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Funciones:
Su función principal es la de soporte y registro de datos e información, sobre algún hecho o suceso. Así como también transmitir información y servir de testimonio.

Importancia:
Los documentos son herramienta de vital importante para construir la historia de un pueblo o sociedad, pues sin ellos no existiría la certeza de que tales o cuales hechos han acontecido, en los archivos es donde se maneja de forma mas frecuente estos documentos de gran valor, es aquí donde entra el patrimonio documental para el gobierno puesto que este se ayudara con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Todo este tema es relevante para el profesional de la información, pues es el que se encargara de ayudar al fácil acceso de todo este mundo de información, que no se debe de dejar perder, puesto que es la identidad e historia de un pueblo. (Blog-bibliotecología. http://blog-bibliotecologia.nireblog.com/post/2007/10/02/la-importancia-del-documento-en-sociedad)

• Documentos administrativos
  

Definición:
Es toda expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión grafica, testimonio de la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona física o jurídica, con exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio bibliográfico.

Según el autor Manuel Vásquez, es un soporte modificado por un texto a el adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el tramite.


Tipos:
- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecartas…)
- Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por máquina, orales.
- Por las funciones que testifican: específicos, comunes.

También podemos nombrar varios tipos de documentos administrativos como: autorización, certificado, contrato, currículum, declaración, testamento, circulares, minutas, actas, oficios, informes, memorándums, requisición de compras, facturas, viáticos, baremos, autorizaciones, sanciones, normativas.


Funciones:
- Función de constancia: registra y asegura la continuidad de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Garantizando la conservación y testimonio de las actividades y funciones, actos administrativos de la institución.

- Función de Comunicación: sirven como medio de comunicación de las acciones y actos administrativos. la comunicación puede ser tanto interna como externa; la interna es la que se da entre las unidades que conforman la organización administrativa, y la comunicación externa se realiza para relacionarse con otras organizaciones.

• Archivos administrativos

Definición:
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)


Funciones:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.


Organización:
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

• Archivos intermedios

Definición:
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.


Funciones:
- Proceden la valoración de los documentos.
- Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
- Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.


Organización:
La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.

Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

Importancia:
Es de gran importancia, debido a que es el encargado de reunir y conservar todos los documentos traspasado de los archivos administrativos, gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso seleccionan y valoran la documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.