SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN



• Información

Es un conjunto de datos procesados con significado, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno, generando información necesaria para producir el conocimiento. En un sentido más genérico el terminó “información” para todas las ciencias y disciplinas, se entiende como el conjunto de elementos o datos de contenido que proporcionan y tienen un significado, logrando comprenderse a través de códigos, símbolos y lenguajes, por ello la información es parte fundamental del proceso de la comunicación.


Según Koblitz, 1969, citado por López (2004) la: Información es, en efecto, palabra polisemántica, ya que indica el proceso y el objeto de la información al mismo tiempo. La información como proceso se denomina con frecuencia actividad de información y puede ser definida como un “complejo de acciones determinadas que comprende la producción (incluye tratamiento y proceso), acumulación, recuperación y provisión de la información (incluye la transferencia y recepción)”. (p. 308).





• Sistemas

Se puede definir como el conjunto de elementos interrelacionados, que están en constante interacción y trabajan en función de un mismo objetivo. Los sistemas a su vez se conforman de otros sistemas, llamados subsistemas.


Según el autor O’Brien (1993) “grupo de componentes interrelacionados que trabajan juntos hacia un fin común, aceptando inputs y produciendo outputs en un proceso de transformación organizado”.

• Sistema de información

Es un conjunto de elementos ordenados, y orientados al tratamiento y administración de datos, que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa u organización. Estos elementos se interrelacionan, para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de la organización.

Los sistemas de información tienen como finalidad mejorar y acelerar el proceso de toma de decisiones de ciertos ejecutivos y administradores en una extensa variedad de problemas que se suelen presentar en una organización. También hay que mencionar el hecho, de que los (SI) están compuestos por los sistemas o subsistemas de automatizados y manuales, es decir, en los procesos manuales: la aplicación de métodos organizados, de recopilación y registros de datos, procesos de datos e información, administración, clasificación de información y transmisión de la misma al usuario; en los procesos automatizados: adquisición, almacenamiento, manipulación, transmisión, a través de los hardware y programas de software y firmware. E inclusive un sistemas de personas que forman parte y operan dentro de la organización.

El sistema esta formado por una serie de elementos complejos que conforman el subsistema, y es un ciclo que esta en constante retroalimentación, por ello es un sistema abierto, generando unas entradas y salidas constantemente, obteniendo un sistema permanente dentro de la unidad de información.

Ejemplo de un sistema de información:




Entrada Salida

6)
Captación Procesamiento Almacenamiento Difusión




Selección Catalogación Base de datos Servicio y
Admisión Clasificación físico – lógico productos
Producción Análisis doc.
Descripción
Indización


RETROALIMENTACIÓN





 La Captación: Es donde se recibe la materia prima, y hay una evaluación para seleccionar y luego adquirirlo dentro de un sistema que ocurre en una producción archivística.

 El Procesamiento: Ocurre una clasificación, catalogación, indización, y un análisis documental de expurgo.

 El almacenamiento: hay dos dimensiones físico, cota, lógica, el ingreso de datos, ingreso a la base de datos, y rotulación.

 La difusión: dispone la información de préstamos circulante, consulta y controles estadísticas.




Para concluir los sistemas de información proporcionan un servicio a todos los demás sistemas o subsistemas, de una organización o institución y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia, eficacia, y efectividad para alcanzar el mismo objetivo. Su propósito es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas, que generara otras entradas, por ello hablamos que el sistema de información es un sistema abierto que esta en un constante proceso de retroalimentación.

Para concluir gracias al proceso de retroalimentación hacen que el sistema de información sea eficaz, eficiente y a su ves competitivo en los entornos cambiantes y exigentes de las organizaciones.

Los Sistemas de Información tienen tres objetivos primordiales:

 Automatización de procesos operativos.
 Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

• Tipos

Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a los diferentes niveles de organización.

 Los sistemas en el nivel operativo: Sistemas de información que monitorean las actividades y transacciones elementales de la organización. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización.

 Los sistemas en el nivel del conocimiento: Sistemas de información que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.

 Los sistemas en el nivel de administración: Sistemas de información que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administración o dirección por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información instantánea acerca de las operaciones.

 Los sistemas en el nivel estratégico: Sistemas de información que apoyan las actividades de planificación a largo plazo de los administradores de nivel superior. Una organización típica cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administración, de conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas áreas funcionales. Los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una. No existe un sistema de información universal que encaje en todas las organizaciones.

Existen dos tipos de sistemas de información, el automatizado y el manual.

 Sistema de información manual: comprende toda la descripción que explicamos en el esquema anterior. Se produce o reciben los documentos, estos pasan a las unidades de información, y ellas la suministran a sus usuarios, que generalmente son otros funcionarios y profesionales de la institución.

 Sistema de información automatizado: está compuesto por los mismos procesos que el sistema manual, pero de forma automatizada. Se reciben los documentos por medio del correo electrónico, se realiza la búsqueda por medio de base de datos, etc.



Se puede realizar la siguiente clasificación de los sistemas de información en función de los tipos de información que proporcionan.

 Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS): Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

 Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

 Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

 Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS): Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.

 Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

 Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS): Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).

 Sistemas de Información para la Administración (SIA): son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa.

 Sistemas de información Estratégicos: son los que ayudan a los administradores de alta gerencia a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.
(http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p12.htm)

• Características

 Objetivos del sistema.

 Capturar, procesar, almacenar y distribuir información.

 Entradas y salidas del sistema.

 Proporciona información necesaria para la toma de decisiones de las organizaciones.

 Eficiencia y eficacia en el manejo de datos e información.

Otras características mas especificas serian:

 Propósito u objeto:
Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

 Globalismo o totalidad:
Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

 Entropía:
Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

 Homeostasia:
Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

• Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información

Las unidades de información son sistemas, por que esta conformada por una serie de elementos que se relacionan entre sí e interactúan efectivamente con el entorno, convirtiéndose en un proceso de retroalimentación con una entrada y salida, es decir importando materia prima = información del medio y exportando a ese medio la información transformada y/o convertida en conocimiento, el cual podría decirse también que es la nueva materia prima que entra, pasa por una series de proceso depurativos y sale de nuevo como información – conocimiento; por ello se habla que la unidad de información, es un sistema de complejidad variable y dinámico abierto, con objetivos y metas que permite la interacción y adaptación del medio ambiente, consiguiendo la transformación de la información de un orden inferior (dato) a un orden superior (conocimiento), información utilizable de manera inmediata en la toma de decisiones.


Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.


Según José Ramírez, a través de la integración de sistemas como los archivos pueden enfrentar las condiciones de adversidad que afrontan en su medio ambiente administrativo. También indica que los componentes que interactúan en archivo son los siguientes: el proceso administrativo, los recursos materiales, humanos y financieros con los procesos archivísticos para dar cumplimiento a la finalidad última que es facilitar el acceso a la información. (p.7)



Los archivos administrativos y los archivos intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información; por tal motivo los archivos no están muy lejos de ser partes del sistema de información, ya que en ellos se manipula información a través de los documentos que se generan (Entradas), pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos : clasificación, ordenación y descripción; y transmisión (Salidas) de información disponible a los usuarios.

El sistema de los archivos administrativos se encargar de recibir los documentos generados por la institución, y de ordenar los mismos según su dependencia o unidad administrativa, por ende hay un constante flujo de información, que se halla accesible para el personal o usuarios, hay que destacar también que la información que se manipula es de carácter vigente por un lapso de tiempo, dependiendo del documento, es transferido a otros archivos como el intermedio.

El archivo intermedio también realiza una serie de procedimientos sistemáticos. Ellos conservan por un periodo de tiempo los documentos de carácter no tan actualizados o cuyo valor de gestión es casi nulo, y que son esporádicamente consultados por el personal y usuarios.




• El profesional de la información y las TIC

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están en un constante desarrollo y avance, planteando nuevos retos y desafíos dentro de la sociedad de la información, por ello surge la inquietud y demanda de profesionales del área de la información (archivólogo, bibliotecólogo, documentalista, museólogo), capaces de adaptarse a los nuevos transformaciones y adquirir nuevos conocimientos, es decir el profesional de la información hoy día tiene que estar actualizado con las TIC, para responder a las necesidades de la sociedad globalizada.


Según el autor: Rivas F. “El gerente de información debe ser aquella persona que tiene bajo sus responsabilidades, la ejecución eficaz, efectiva y eficiente de actividades de adquisición, procesamiento y utilización de los recursos de información, de tal forma que su empleo óptimo permita a las organizaciones cumplir su misión y alcázar sus objetivos. Por lo tanto, debe tener claro para ser exitoso el concepto de era de la información, y como esta impactando un mundo rápidamente cambiante”.

El profesional de la información debe ser competente, para hacer uso de las herramientas tecnológicas, para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información. Diseñar y crear productos y sistemas de información, planificar estrategias de capacitación en el manejo y uso de las TIC, para agilizar y facilitar el acceso la información.

Muñoz Cruz, (1998): “el gestor de la información se ocupara de la planificación estratégica y la coordinación de todos los recursos relacionados con la información y participará en el diseño e implantación del sistema de información de la organización, a través de la coordinación de todos aquellos departamentos que manejan información.”