FORO 3

TEMA 3: La Gestión Documental.

La gestión documental nos permite organizar, producir, gestionar, acceder, clasificar, manejar y valorizar los recursos documentales de una unidad de información, es decir cumple con una serie de procesos sistematizados, enfocados en un conjunto de normas, principios y técnicas empleadas para administrar el flujo constante de documentos generados en una organización o institución, ya sea publica o privada.

Una buena gestión documental permite la recuperación y acceso de información precisa en un tiempo oportuno, por ello la gestión documental es tan importante actualmente dentro de una organización, debido que las mismas producen documentos haciendo que los volúmenes de información o datos, aumenten en los fondos documentales, por ello existe un complejo de normas y principios a cumplir que determinan el destino a tomar de dichos documentos como: el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminación de los considerados “ya no valiosos”, y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, la transferencia de documentos que aun siguen siendo solicitados por el personal de manera esporádica, pasan a tener un valor secundario.

Según INGHENIA: Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
(INGHENIA: soluciones tecnológicas para sistemas de gestión. http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documental-integrada/)

El profesional de la información actualmente enfrenta en la sociedad del conocimiento múltiples retos, a sumiendo roles frente a la gerencia de los servicios, debido a que los avances socioculturales y científicos - tecnológicos que nos rodea, demanda obligatoriamente de estos profesionales nuevas estrategias y técnicas para hacer de la gerencia del servicio un enfoque competitivo, eficiente y eficaz, logrando satisfacer las necesidades y demandas del público (usuarios). Por ende el profesional de la información debe prepararse y actualizarse constantemente, de manera que este capacitado para afrontar cualquier reto que se le presente tenazmente dentro de la llamada sociedad de la información.