GESTION DOCUMENTAL

Gestión documental

Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Los documentos contienen datos, información. La producción de bienes y servicios depende del conocimiento y de cómo se gestiona. La información es el medio y el entorno que permite el conocimiento.

También hay que mencionar, que el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de textos, y sobre todo con la llegada del correo electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

Actualmente, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el más simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos, que manejan no sólo la documentación administrativa ya sea formato físico o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación, etc.

Objetivos de la gestión documental

• El diseño normalizado de los documentos.
• Controlar el uso y la circulación de los documentos.
• Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas.
• Simplificar los procedimientos.
• La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.
• Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones.
• Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.
• Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia.
• Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
• Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta.
• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

Subsistemas de gestión: documental, administrativa y de información documental

Subsistema de Gestión Documental: El sistema o subsistema de gestión documental de una entidad o empresa ha de ser versátil y funcional, capaz de tratar el ciclo completo de su documentación y alcanzar la compartición del conocimiento en los entornos colaborativos y coparticipativos.

• La accesibilidad permanente de la información.
• La disponibilidad y actualización de la información.
• La automatización de los flujos de trabajo con la documentación.
• La circulación, distribución y disminución de almacenamiento de los
  documentos.
• La facilidad de recuperación de la información.

Por otro lado tenemos La Gestión Administrativa en Venezuela (SIGA): Establece que toda entidad de la administración Distrital debe contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), el cual estará conformado por los archivos de gestión, central y cualquier otro nivel de archivo definido en una entidad; la unidad de correspondencia; las bibliotecas, centros de documentación y cualquier otra unidad de información que apoye el cumplimiento de la misión de la entidad. Para su administración toda entidad del Distrito Capital deberá contar con una (grupo) dependencia encargada de la coordinación, control y seguimiento de la gestión de los documentos, archivo y correspondencia. Señala las funciones del SIGA, las condiciones del personal a su cargo, la normalización de la producción y administración documental, los fondos documentales acumulados y determina que el Archivo de Bogotá, supervisará las labores de interventoría que se ocasionen con la contratación que realicen las entidades de la Administración distrital, cuyo objeto tenga que ver con el desarrollo de la función archivística en las entidades de la Administración Distrital.

Se puede decir que la gestión documental establece criterios de control, que permitan crear responsabilidades dentro de los procesos de la gestión administrativa, precisando y definiendo las operaciones fundamentales de la gestión, identificando y vinculando de forma automática al Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas (SIGECOF).

Características de la gestión documental:

• Correspondencia:
  - Gestiona la administración de instituciones, contactos, empleados y demás tipos de sujetos con los cuales se establece el manejo de la gestión documental
  - Permite el manejo de correspondencia recibida y despachada.
  - Realiza seguimiento a la correspondencia que debe tener respuesta en un tiempo establecido, tales como derechos de petición y tutelas, estableciendo los responsables y generando alarmas que pueden disparar correos electrónicos a los responsables de realizar el control
  - Permite digitalizar la correspondencia recibida para ser enviados por correo electrónico al personal interno, disminuyendo substancialmente el manejo de papel.
  - Manejo de copia a todos los funcionarios que se deseen, de tal forma que se pueden establecer mensajes de “Interés general” tales como circulares y demás.

• Tablas de retención documental
  - Configuración de disposiciones finales de los documentos y tipos documentales.
  - Manejo de todos los organigramas que haya tenido la institución y la desagregación de las dependencias en cada momento histórico.
  - Estas dependencias son usadas igualmente en el manejo de la correspondencia así como en la administración de las diferentes tablas de retención.
  - Manejo de series y sub-series. Algunas de las sub-series son usadas como asuntos en el manejo de correspondencia, de tal manera que exista uniformidad en la clasificación de los documentos de la gestión documental
  - Administración de las cajas y los legajos adscritos a las cajas

Subsistema de Gestión Administrativa: según el Sistema de Gestión Administrativa (SIGA) es un sistema funcional y operativo por unidades administrativas especializadas, que forman parte integral de los órganos y entes públicos.

Y cumple con unos objetivos específicos: primero simplificar los tramites administrativos que realizan los organismos, logrando facilitar a las Unidades Ejecutoras Locales y a las Unidades Administradoras la gestión de los bienes y servicios, por medio de la incorporación de procesos de gestión que agilicen de manera eficaz y eficiente, la dirección administrativa de las asignaciones presupuestarias.

Otro objetivo fundamental es la ejecución de unidades de control, que permitan establecer responsabilidades en los procesos de la gestión administrativa, logrando precisar e identificar sus acciones y operaciones fundamentales de la gestión, de manera que se integra automáticamente al SIGECOF (Sistema Integrado de Gestión y Control de las Finanzas Públicas).

Subsistema de Gestión de información documental: es aquella que se encarga delas operaciones y los instrumentos destinados a la captura u obtención de datos, la transformación de los mismos para ser enviados como flujo de información a los componentes del sistema, como proceso de retroalimentación necesaria para realizar sus funciones o transacciones.

El Sistema de Información Documental en Red de Asturias (SIDRA): nos define gestión de información documental, como un sistema corporativo de gestión documental y de información en red cuya finalidad es facilitar el acceso a los recursos bibliográficos y documentales de la misma.

La gestión documental y la toma de decisiones en las organizaciones

Hay que enfatizar que, la gestión documental nos brinda un servicio, que orienta, asesora a las instituciones y organizaciones tanto privadas como públicas, en los procesos de control, creación, gestión, almacenamiento, circulación, comunicación y flujo de información o documento generado como reflejo de las funciones y actividades. La gestión se apoya de forma cada vez más intensa en el intercambio de la información, incrementando la productividad, simplificando y automatizando la realización de tareas sencillas, que facilitan su correcta difusión y utilización en pro de las organizaciones o empresas.

Por otro lado el personal debe estar bien preparado, capacitado y ser acto para la toma de decisiones y ser objetivos en su área de desempeño laboral y profesional; con el objetivo de aumentar la eficiencia y la productividad de las organizaciones a través de una eficaz gestión de la información y del conocimiento. Por ello la gestión documental es un sistema, que esta sumamente vinculada e interrelacionada con la toma de decisiones, las cuales se basan en el uso de la información, estableciendo indicadores de gestión, creando planes estratégicos a largo plazo, fundamentado en la situación actual de la organización.

Beneficios de la gestión documental en l la toma de decisiones:

• Disminución de costos administrativos:

El tiempo perdido en buscar documentos se traduce en tiempo productivo de trabajo. Disminuye el número de fotocopias e impresiones necesarias para que diferentes personas vean un documento.

• Continuidad en los procesos:

Un imprevisto con su archivo físico o electrónico puede paralizar la gestión de su empresa. Si esto sucede, su información estará almacenada electrónicamente en "back up" o archivos de seguridad.

• Aumento en la productividad:
  - Uso de la información para la toma de decisiones.
  - Aprovechamiento de todas las oportunidades de negocio.
  - Disminución en los tiempos de respuesta.
  - Aumento en la satisfacción y servicio al cliente.
  - Estandarización de procesos.
  - Identificación de documentación vital para la gestión empresarial.
  
  

El profesional de la información frente a estos retos

Podría decir en mi opinión, que el profesional de hoy en día, esta capacitado para superar estos retos, ya que el profesional es parte importante de esta evolución, no se puede desligar, ya que él forma parte integral de estos avances científicos- tecnológicos, que se ha dando dentro de la llamada sociedad de la información. El profesional de la información enfrenta en la sociedad del conocimiento múltiples retos, a sumiendo roles frente a la gerencia de los servicios, debido a que los avances socioculturales y científicos - tecnológicos que nos rodea, demanda obligatoriamente de estos profesionales nuevas estrategias y técnicas para hacer de la gerencia del servicio un enfoque competitivo, eficiente y eficaz, logrando satisfacer las necesidades y demandas del publico (usuarios).


Por tanto el nuevo profesional de la información debe:

• Centralizar, organizar, compartir y distribuir la información de una manera eficaz.
• Reducir de forma significativa los costes de comunicación.
• Añadir un valor óptimo a los datos, así como evitar la duplicidad del trabajo.
• Mejorar la toma de decisiones en la organización, en base a una efectiva gestión del conocimiento.
• El profesional en Información y documentación en la actualidad debe ser un experto en la manipulación, recuperación y acceso a la información, capaz de traerla al usuario que la demande de una forma oportuna e integra sin importar el punto geográfico o lógico en el que se la encuentre.
• Entre sus compromisos sociales esta el de descubrir y diagnosticar las necesidades de información de la comunidad a la cual sirve, creando servicios y productos de alta calidad, acordes al tecnológico mercado de información actual.
• Las nuevas tecnologías de la información: computación, tecomunicaciones.
• La explotación de los recursos de información.
• El diseño y desarrollo de productos y servicios de información de alto valor agregado.
• La utilización de medios de información.
• La edición de publicaciones.
• Las actividades de mercados.
• La implementación de un sistema de calidad en la gestión de información
• La gerencia de las organizaciones de información.
• La realización de investigaciones científicas con flexibilidad e inteligencia para enfrentar el desarrollo acelerado de la industria de la información.