MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Manuales


 Definición de manuales


Según Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".


Para Continolo G. un manual es: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".


Los manuales administrativos son documentos de carácter informativo e inclusive instructivo, que poseen la descripción de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de comunicación y coordinación en las decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y atañen al empleado directamente, es decir, orientando a los miembros de la organización. Por lo tanto los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institución, por ende cumplen con el propósito de registrar y señalar en forma sistemática la información administrativa de una organización.

Manuales de normas y procedimientos


 Definición

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

 Objetivos

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
• Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
• Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
• Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
• Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
• Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
• Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tareas, y requerimientos.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

 Tipos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.

También puede referirse a:

• Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de contabilidad.
• Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y selección de personal.
• Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual de finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en manual de:

• Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.
  
• Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

 Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

• Título y código del procedimiento.
• Introducción: Explicación corta del procedimiento.
• Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.
b. Objetivos del procedimiento.
c. Normas aplicables al procedimiento.
d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripción de la operación y sus participantes.

• Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
• Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
• Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
• Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
• Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

• Contenido del manual.
• Objetivos del manual.
• Objetivos y políticas de la organización.
• Responsabilidad.
• Contenido específicos de los entes.
• Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
• Alcance de los procedimientos.
• Instrucciones.
• Normas de procedimientos.
• Organigramas.
• Régimen de autorizaciones.
• Glosario.
• Índice Temático.
• Índice de referencias cruzadas.
• Verificación y asesoramiento.
• Indicación de fechas.
• Numeración de páginas.
• Formato.
• Armado.

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado “Manual de Procedimientos”.

 Elaboración


Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “ Los manuales de procedimientos deberán elaborarse según el formato y la Dirección de Organización se encargará de integrar la información procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación”.

La elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su vez el resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la organización; donde que da registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar bajo personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades funcionales de los organismos.

 Implantación


La implantación del manual de normas y procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal.




 Mantenimiento


Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos, debido que si esté se desactualiza, pasaría hacer un documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto al tiempo que se perdería, por ello es mas ventajoso y recomendable para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo.

Recursos humanos en los archivos


Debemos referirnos también al profesional o trabajador de la información y la cultura, específicamente en la archivología, como Recursos Humanos formados académicamente en las ciencias de la información, es el principal elemento de la cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El profesional de la archivología, hace posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición información.

Gracias a la labor del profesional de esta área, se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos, tanto de forma tradicional: manual, y moderna: automatizada, la aplicación de las nuevas tecnologías de recuperación y búsqueda agilizada de la información, para su fácil difusión.

El personal de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.


 Personal fundamental

El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del área archivística, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de forma jerárquica según sus funciones y actividades de la labor archivística:

 El archivólogo: director y responsable del archivo.
Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación.

Tiene como funciones:

• Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro archivístico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

• Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y préstamo de la documentación.
  
• Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en el uso y consulta de la documentación.
  
• Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.
  
• Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
  
• Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.
  
• Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos, elaborar las memorias anuales del archivo.
  
• Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
  
• Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
  
• Segundo Archivólogo: subdirector del archivo o al de jefe de una sección ya sea archivo intermedio, archivo histórico… su objetivo se basa en velar que se cumpla con las funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos documentales de la USI o archivo de la organización.
  

 Archivero o archivista: se encarga de velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta, así como también del procesamiento de los documentos.

Tiene como función:

• Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión, además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.
  
• Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental más especializada.
  
• Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada.
  
• Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
  
• Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos del archivo y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.
  

 Auxiliar de Archivo: Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en especial, aquellas que conciernan más directamente con las técnicas archivísticas manuales de la organización documental como pueden ser la gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de la documentación, entre otras.

Sus funciones pueden ser:

• Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.
  
• Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, en aplicación del calendario de conservación y eliminación.
  
• Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos del archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su numeración.
  
• Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
  
• Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo.
  
• Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer los clips, gomas, plásticos,... de los documentos.
  
• Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad del edificio y los depósitos.

 Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos: pueden encargarse de recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de los trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

Sus funciones a cumplir:

• Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que requiera, o bien dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectúa alguna actividad.
  
• Realizar los trabajos administrativos del centro.
  
• Introducción de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informático.
  
• Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, préstamo de la documentación, entre otras.
  

 Los técnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar las técnicas más apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de la documentación en cualquier tipo de soporte documental.

Funciones a cumplir:

• Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo una buena política de prevención, reproducción y preservación de la documentación.
  
• Deberá controlar el estado de conservación de la documentación en cualquier tipo de soporte documental.
• Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulación más especializada.
  
• Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la documentación para la conservación o consulta.
  

 Políticas de reclutamiento y de selección

Es el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso al momento de seleccionar al nuevo personal.

• Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto vacante y así poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar las expectativas de nuestros clientes.
  
• Alcance: La presente política aplica a la Dirección General, Gerencias y Coordinaciones Este manual esta diseñado para facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización.
  
• Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones conocer y aplicar el proceso de Reclutamiento. Esta Política esta diseñada para facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización a través del Departamento de Recursos Humanos
  
  
  Ejemplo de un diagrama del proceso de reclutamiento y selección:
  
  

http://www.rrhh-web.com/reclutamientoyselecion.html



 Políticas de inducción

Consiste en la orientación general, que se le da al empleado para integrarlo en el entorno laboral de la institución; y prepararlo el cargo que va a cumplir dentro de empresa.

“Tiene como finalidad que el trabajador conozca más en detalle la empresa y sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrirá su vida laboral. Una Inducción bien ejecutada constituye la base de todas las expectativas y compromisos implícitos (contrato psicológico) del trabajador. Esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes acerca de la organización y el ambiente que se “respira” en ella y deben responderse con la mayor rapidez.” (Administración de empresas: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html)

 Políticas de adiestramiento

Es la formación que se le brinda y da al personal, con el objetivo de especializarlo y mejorar el desempeño de los empleados dentro de la institución, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento. Es el entrenamiento y transmisión de conocimientos concernientes al área profesional, obteniendo el desarrollo de habilidades competentes.

• Propósito: Consolidar y racionalizar las acciones de adiestramiento del personal anualmente, por medio de la detección de necesidades diseñadas para tal fin, a objeto de satisfacer las demandas de adiestramiento y/o desarrollo de cada unidad organizativa.
  
• Objetivos:
  - Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de cada unidad organizativa a fin de incrementar sus niveles de eficiencia.
  - Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de adiestramiento a nivel organizacional.
  - Proporcionar insumos que permitan elaborar el presupuesto correspondiente, en función a los recursos humanos y materiales requeridos para tal fin.
  - Establecer prioridades para desarrollar acciones de adiestramiento.
  - Ejercer el control y evaluación de los resultados sobre las acciones de adiestramiento.
  - Establecer bases reales para seleccionar los recursos docentes internos y externos.

 Capacitación

“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado, que com¬prende un conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresa¬rial a la cual sirve.” (Administración de empresas: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html)

La capacitación es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de los nuevos avances tecnológicos y científicos que se dan en la sociedad profesional (en este caso en el mundo de la información) y la propia en la naturaleza de la llamada sociedad. la capacitación es de objetivos cortos o mediano plazo y muy especifica, pero que siguen aportando un conocimiento al empleado.

 Sueldos

Según Sánchez Barriga “Es la fase de la administración de recursos humanos, que usa principios y técnicas definidas para lograr la remuneración total que recibe el trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia del puesto, a la eficiencia, a las necesidades personales del trabajador y a las posibilidades de la empresa.”

La función que tiene el departamento de recursos humanos en la administración de sueldos y salarios es:

• El sistema debe ayudar y atraer el número y la clase de empleados necesarios para operar en la institución en términos de excelencia.
  
• El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan.
  
• Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro de un marco de imparcialidad y equidad.
  
• Debería ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y habilidades.
  

 Meritocracia

“En una definición muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la riqueza (o sea, según pautas de adscripción) sino por los méritos (pautas de realización).

En las sociedades industriales avanzadas, esos "méritos" se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar, base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeño de cargos de creciente importancia, hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la combinación de circunstancias de poder y de apoyos de cada uno.” (Glosario de conceptos políticos usuales: http://www.eumed.net/dices/definicion.php?Dic=3&def=382)