DOCUMENTOS DE INTERÉS

• Archivo:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Archivo administrativo:

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito.

• Archivo central:

(1) Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional.

• Función archivística:

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Gerencia:

Es el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de la organización, que permiten mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales esenciales, alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente.

• Gestión documental:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Plan:

Documento Legal que contiene en forma ordenada, sistemática y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Su naturaleza debe ser dinámica y flexible, sujeto a modificaciones en función de la evaluación periódica de sus resultados Instrumento de política económica y social que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados.

• Plan Estratégico:
  

Proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y asignando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

• Plan Operativo:
  

Documento elaborado por la dirección y el personal, que cubre un período específico, en el cual se señalan todas las actividades, la fecha en la que se llevarán a cabo, los recursos que necesitan y el personal responsable de efectuarlas. Puede haber planes de trabajo específicos por departamento, por programa o por unidad funcional.

• Planificación:

Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

• Planificación Estratégica:

Proceso de cálculo continuo, sistemático y formalizado que concibe el cambio situacional como resultado de interacción entre actores y que supone el diseño de estrategias para superar debilidades, reforzar las fortalezas y alcanzar los objetivos propios del actor. Plan que prefigura una dirección para la gestión dela organización, en un período no mayor a cinco años. Constituye un elemento básico para la toma de decisiones, que permite además, elevar los niveles de eficacia, eficiencia, calidad, evaluación, control y coordinación intra e inter Institucional.

• Programa:

Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios".

• Programa:

Instrumento normativo del Sistema Estatal de Planeación Democrática cuya finalidad consiste en detallar los planteamientos y orientaciones generales que emanan del Plan Estatal de Desarrollo, mediante la identificación de objetivos y metas. Debe contener una serie de actividades a realizar, organizadas y sistematizadas, con recursos previamente determinados y a cargo de una institución pública responsable a fin de alcanzar una o varias metas planteadas .Es un conjunto organizado de proyectos y procesos agrupados en subprogramas, que satisfacen un objetivo específico del "Sector" para alcanzar una o varias metas. El programa implica un costo determinado, pueden realizarlo una o más unidades responsables, siendo una de éstas la principal responsable. Se identifica como parte de sub función y sirve de base para examinar lo que se ha avanzado en determinado sector funcional hacia el logro de los objetivos planteados y comprende uno o más subprogramas. Constituye un vínculo entre los servicios del sector público comprendidos en las categorías funcionales que representan el plan de trabajo de las dependencias ejecutoras de las acciones.

• Sistemas de información y conocimiento:

Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
En el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales.
La comunicación implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad.
(Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG, MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO)



WEB de interés:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2008). Colombia. [En línea]. Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

________________________________. ARMS, Sección de gestión de archivos y expedientes de las Naciones Unidas. (2009). [En línea]. Disponible: http://www.un.org/spanish/archives/unrecordsmgmt/glossaryofrecordkp.shtml

GLOSARIO DE TÉRMINOS SOBRE PLANEACIÓN PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL Versión 0.6. [En línea]. Disponible:
Http://coplade.jalisco.gob.mx/files/Glosario_Planeacion_SEPLAN_v06c.pdf

_________________________________. Pirámide Digital. En línea: Diccionario general http://www.piramidedigital.com/Tips/gerencia/diccionariogerencial.htm

_________________________________________________. [En línea]. Disponible: Http://www.bvsct.sld.cu/html/es/glosario.html

Lluis Codina (1993).Que es un sistema de gestión documental. El profesional de información. Revista internacional científica y profesional. [En línea]. Disponible: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html