AAI - ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E INTERMEDIOS

Archivos Administrativos e Intermedios

• Archivos.

Definición:
El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:
- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.
- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.
- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).
- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.
- Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son conservados, clasificados, organizados y administrados. También es archivo el espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la investigación, y para la gestión administrativa.

La Ley Orgánica de Administración Pública de Venezuela en el artículo 143, define por órgano de archivo “al ente o unidad administrativa del Estado que tiene bajo su responsabilidad la custodia, organización, conservación, valoración, desincorporación y transferencia de documentos oficiales sea cual fuere su fecha, forma y soporte material… ”

Funciones:
- Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.
- Asegurar la perfecta conservación de los documentos.
- Asegurar la máxima rapidez en la localización y envío de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.
- Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados.
- Ubicación del documento de forma agilizada.
- Asegurar la recuperación de información.
- Ser un centro activo de información que permita relacionar los nuevos documentos con los ya archivados.
- Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.
- Funciona como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto.
- Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución.

Según la autora Antonia Heredia Herrera, describe la función principal de un Archivo en tres funciones que es: “recoger, conservar y servir, con variantes como reunir y custodiar”. La recogida se limita a la recepción de documentos en muchos casos y el servicio limitado para algunos pocos.

En Venezuela la Ley Orgánica de Administración Pública, en el artículo 144, menciona las funciones que debe ejecutar un sistema de archivo, como: “conservar y disponer la documentación de manera organizada, útil, confiable y oportuna, de forma tal que sea recuperable para uso del Estado, en servicio de las personas y como fuente de la historia”.

Importancia:
Los archivos son considerados de gran importancia para la sociedad, por que en ellos se recoge, conserva, preserva y difunde información contenida en los documentos. Por ello se dice que los archivos son el repositorio de la memoria histórica y cultural de una nación, de la sociedad en general, debido a que ellos se encargan de resguardar la información más relevante y de alto valor. Lo mismo sucede con los fondos documentales de las instituciones tanto privadas como públicas, conservan la memoria de sus actividades y funciones orgánicas. Asimismo es de suma importancia que se cumpla los principios archivísticos, para asegurar una optima administración y gestión de calidad en los procesos sistemáticos, y así brindar un servicio eficientemente y eficaz a la hora de difundir la información y de buscar y recuperar la misma.

• Documentos
  

Definición:
El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico y conservado a través del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación y su difusión. (Universidad complutense de Madrid. Facultad de Ciencias de la Información. http://www.ucm.es/info/multidoc/prof/fvalle/tema3.htm)

Según Ana Duplá del Moral: un documento de archivo es “Toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del Patrimonio Bibliográfico”. (Ana Duplá del Moral. Glosario de terminología archivística).


El documento para José López Yepes: lo define como información fijada en un soporte físico transmisible en el espacio. En el tiempo y susceptible de constituirse en fuente de información. Para obtener nueva información.

Los documentos se caracterizan por ser de dos tipos lo textuales y no textuales:
- Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.
- No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse.

Funciones:
Su función principal es la de soporte y registro de datos e información, sobre algún hecho o suceso. Así como también transmitir información y servir de testimonio.

Importancia:
Los documentos son herramienta de vital importante para construir la historia de un pueblo o sociedad, pues sin ellos no existiría la certeza de que tales o cuales hechos han acontecido, en los archivos es donde se maneja de forma mas frecuente estos documentos de gran valor, es aquí donde entra el patrimonio documental para el gobierno puesto que este se ayudara con finalidades jurídicas, administrativas, informativas, culturales y científicas. Todo este tema es relevante para el profesional de la información, pues es el que se encargara de ayudar al fácil acceso de todo este mundo de información, que no se debe de dejar perder, puesto que es la identidad e historia de un pueblo. (Blog-bibliotecología. http://blog-bibliotecologia.nireblog.com/post/2007/10/02/la-importancia-del-documento-en-sociedad)

• Documentos administrativos
  

Definición:
Es toda expresión en lenguaje oral, escrito, natural o codificado, grabada en cualquier clase de soporte material, y cualquier expresión grafica, testimonio de la existencia, de las actividades o de las funciones de una persona física o jurídica, con exclusión de las obras publicadas que integran el patrimonio bibliográfico.

Según el autor Manuel Vásquez, es un soporte modificado por un texto a el adherido que surge como resultado de una actividad administrativa y tiene como fin impartir una orden, probar algo o meramente transmitir una información, útil para el tramite.


Tipos:
- Forma en que se trasmite: originales, copias (simples o autenticadas, las sobrecartas…)
- Ámbito jurídico del organismo productor: públicos, privados.
- Prioridad de uso: administrativos: este tiene que ver con la vigencia administrativa, variable según los procedimientos. Históricos.
- Por su composición: simples y compuestos.
- Por la manera de trasmitir la información: textuales. Por imagen, sonoros, audiovisuales, legibles por máquina, orales.
- Por las funciones que testifican: específicos, comunes.

También podemos nombrar varios tipos de documentos administrativos como: autorización, certificado, contrato, currículum, declaración, testamento, circulares, minutas, actas, oficios, informes, memorándums, requisición de compras, facturas, viáticos, baremos, autorizaciones, sanciones, normativas.


Funciones:
- Función de constancia: registra y asegura la continuidad de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Garantizando la conservación y testimonio de las actividades y funciones, actos administrativos de la institución.

- Función de Comunicación: sirven como medio de comunicación de las acciones y actos administrativos. la comunicación puede ser tanto interna como externa; la interna es la que se da entre las unidades que conforman la organización administrativa, y la comunicación externa se realiza para relacionarse con otras organizaciones.

• Archivos administrativos

Definición:
Según Manuel Vásquez: los archivos administrativos son los ubicados en “oficinas que inician o reciben documentos que pueden haber estado archivados formalmente o en muebles de archivadores de documentos que tiene que permanecer cerca del usuario. Respetando el orden original de los documentos y estableciendo series y el sistema clasificatorio” determinado principalmente por el rector del sistema de archivos.

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece. Son fuentes de completamiento de los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se le llama archivo vivo. (Grupo Iberoamericano de tratamiento de Archivos Administrativos. Hacia un diccionario de terminología archivística. p. 10.)


Funciones:
- Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante su periodo de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas.
- Asegurar la transferencia periódica de los documentos que ya no son de uso corriente por parte de las oficinas.
- Facilitar y agilizar la ubicación de los documentos.


Organización:
Se basa en el orden lógico de los documentos dentro de los fondos de la unidad. Para ello se debe realizar una serie de procesos y pasos técnicos como: clasificación de las series documentales, cuadro de clasificación, usar una codificación alfanumérica, establecer un orden cronológico de los documentos.

Una buena organización regular la producción, circulación, uso y control de los documentos; su objetivo se enfoca en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de la institución, a lo largo de su ciclo vital de forma eficiente.

Importancia:
Su importancia radica, en que estos archivos son los responsables de depositar y almacenar los documentos activos que están en trámite, y controlar la masa documental generada por los organismos, por ello es primordial establecerle a los documentos un destino, es decir, ordenarlo y clasificarlos bajos los principios archivísticos, con el objeto de que estos documentos al pasar a ser inactivos puedan ser transferidos con un orden ya establecidos al archivo intermedio.

• Archivos intermedios

Definición:
Es aquel al que se han de transferir los documentos de los archivos administrativos o centrales, cuando su consulta es esporádicas por los organismos productores (personal -usuario), encargándose de resguardar los documentos en un tiempo estipulado, hasta su transferencia al archivo histórico o su eliminación.


Funciones:
- Proceden la valoración de los documentos.
- Selección y expurgo de los mismos, con el objeto de conservar los pertinentes.
- Conservar los documentos que han perdido su valor primario y utilidad por la cual fueron creados.


Organización:
La organización en los archivos intermedios consiste en respetar el orden ya establecido en el archivo administrativo, es decir no romper con los principios de procedencia y orden original.

Así como también aplicar los principios y técnicas modernas de valoración y selección de los documentos que van a ser conservados indefinidamente o eliminado, proceso necesario para garantizar un orden y control de los documentos que fueron ingresados del archivo administrativo y de los que se van a traspasar al archivo histórico.

Importancia:
Es de gran importancia, debido a que es el encargado de reunir y conservar todos los documentos traspasado de los archivos administrativos, gracias a su función hace posible el equilibrio documental, es decir, debido a que no todo los documentos se pueden conservan, por eso seleccionan y valoran la documentación que se preservara. Motivo por el cual el archivo intermedio es parte vital del sistema archivístico.

FORO 1

TEMA 1: Archivos Administrativos e Intermedios.

Respecto a los archivos administrativos e intermedios hay que tener claro, que son dos archivos que tienen finalidades distintas y que cumplen con funciones específicas cada uno, al mismo tiempo ambos controlan y organizan el flujo de información. Los archivos administrativos e intermedios juegan un papel importante dentro del sistema archivístico, creando una interconexión entre ambos archivos.

Los archivos administrativos se caracterizan principalmente por ser “archivos activos – vigentes”, en ellos se encuentran los documentos generados recientemente por los entidades y organismos, que cumplen con la fase activa de su ciclo vital. Generalmente son documentos consultados frecuentemente, es decir, están en constante uso. Mientras los archivos intermedios se caracterizan por ser “archivos inactivos”, el se encarga de resguardar todos aquellos documentos que aún tienen una validez jurídica, pero que son frecuentados esporádicamente, por ende estos documentos provienen de los archivos administrativos. Aunado a esto insisto en el hecho que entrambos archivos existe una interrelación sistemática, que están conectadas por el flujo informacional, es decir, las constantes entradas y salidas de documentos, que se ven sometidos bajo los criterios y funciones archivísticos: Control de la masa documental, ordenación, clasificación y expurgo de la documentación, para optimizar la gestión documental y archivística dentro de los organismos.

FORO 5

TEMA 5: Sistemas de Información.

El sistema esta formado por una serie de elementos complejos que conforman el subsistema, y es un ciclo que esta en constante retroalimentación, por ello es un sistema abierto, generando unas entradas y salidas constantemente, obteniendo un sistema permanente dentro de la unidad de información. Todos los conceptos y principios de la teoría de sistema son aplicables y ejecutables, dentro de las unidades de información. Hay destacar q los sistemas de información son un producto ordenado, como resultado del proceso de la interacción de elementos para el logro común de la meta que seria “El todo” = a información – conocimiento.

Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.

En cuanto a los archivos administrativos e intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información. Motivo por el cual los archivos son partes del sistema de información, ya que en ellos se manipula información, datos a través de los documentos que se generan (Entradas), pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos: clasificación, ordenación y descripción; y transmisión o transferencia de información (Salidas), disponible y accesible al público.

_________________________________________________________

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están en un constante crecimiento y evolución, planteando nuevos retos y desafíos dentro de la sociedad de la información, por ello surge la inquietud y demanda de profesionales del área de las ciencias de la información capaces de adaptarse a las nuevas transformaciones, y mantenerse actualizado con las TIC, para responder a las necesidades de la sociedad globalizada.

El profesional de la información debe ser competente y capaz, de hacer uso de las herramientas tecnológicas, para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información. Diseñar y crear productos, planificar estrategias de capacitación en el manejo y uso de las TIC, para agilizar y facilitar el acceso a la información.

Actualmente somos una sociedad que demanda más información y la exige a tiempo real, al mismo tiempo se genera más información-conocimiento en todos los ámbitos y disciplinas del saber, y con ello surgen nuevos avances a nivel científico-tecnológico, sociocultural e inclusive socioeconómico; motivo que nos lleva y empuja como profesionales a estar a la vanguardia de la actualidad, optando y manipulando los recursos tecnológicos, y romper con la llamada brecha digital. Desde el punto de vista del usuario nos lleva a la sed insaciable “del saber”, es decir, a la necesidad de obtener el conocimiento, recurriendo a los centro de información (Archivos, bibliotecas, unidades de documentación, museos, y hay que agregar los cyber), que nos incita a exigir un mejor servicio, información de calidad y profesionales competentes en el área que puedan asesorar al mismo correctamente en su búsqueda.

FORO 4

TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Los manuales de normas y procedimientos juegan un papel importantísimo, dentro de la gestión de una organización, es parte del sistema gestión de información. Ante todo hay que resaltar la función de estos documentos, en ellos se especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de la organización; con el objetivo de crear y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información.

Este documento contiene las directrices específicas a aplicar dentro de cada departamento de la unidad de información, según las necesidades y objetivos propuestos por la organización, sometiéndose a constantes actualizaciones. Cambios necesarios para que el manual de normas y procedimientos se mantenga vigente.

Se podría decir que el manual de normas y procedimientos es un recurso indispensable dentro de la gestión de organismos, por que es el resultado de los análisis y creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la unidad de información o institución; donde queda registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

Los manuales de normas y procedimientos pasan por una serie de pasos en su realización. En medio de su elaboración, se expone una presentación del documento donde se manifestara los lineamientos a seguir; debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. El siguiente paso es la implantación, de igual importancia, ya que de este depende que se ejecute a cabalidad y que todo el personal este informado. Por último como mencione con anterioridad el mantenimiento del manual, estar actualizado; para garantizar un desempeño óptimo por parte del personal que conforma la unidad de información.

.....................................................................................................


TEMA 4: Manuales de Normas y Procedimiento.

Quería mencionar respecto a los recursos humanos en los archivos:

Que el profesional de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.

En mi opinión el profesional de la información ya sea el documentalista, bibliotecólogo, museólogo, archivólogo, su labor es promover, resguardar y conservar la información y la cultura, haciendo posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición de información. Evidentemente en la archivología particularmente, como Recursos Humanos formados académicamente y profesionalmente en las ciencias de la información, es el principal nexo de la cultura entre el usuario con el conocimiento. Gracias a ello se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos.

FORO 3

TEMA 3: La Gestión Documental.

La gestión documental nos permite organizar, producir, gestionar, acceder, clasificar, manejar y valorizar los recursos documentales de una unidad de información, es decir cumple con una serie de procesos sistematizados, enfocados en un conjunto de normas, principios y técnicas empleadas para administrar el flujo constante de documentos generados en una organización o institución, ya sea publica o privada.

Una buena gestión documental permite la recuperación y acceso de información precisa en un tiempo oportuno, por ello la gestión documental es tan importante actualmente dentro de una organización, debido que las mismas producen documentos haciendo que los volúmenes de información o datos, aumenten en los fondos documentales, por ello existe un complejo de normas y principios a cumplir que determinan el destino a tomar de dichos documentos como: el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminación de los considerados “ya no valiosos”, y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, la transferencia de documentos que aun siguen siendo solicitados por el personal de manera esporádica, pasan a tener un valor secundario.

Según INGHENIA: Contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información, es vital para la supervivencia de cualquier organización, sin importar su tamaño. Los documentos son un recurso y un activo organizacional. Como recurso, proveen información, y como activo, proveen documentación. Si utilizamos sistemas automatizados para archivar la información, éstos nos ayudan a localizar el documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar, sea en la organización o fuera de ésta.
(INGHENIA: soluciones tecnológicas para sistemas de gestión. http://inghenia.com/wordpress/2009/09/11/la-importancia-de-una-gestion-documental-integrada/)

El profesional de la información actualmente enfrenta en la sociedad del conocimiento múltiples retos, a sumiendo roles frente a la gerencia de los servicios, debido a que los avances socioculturales y científicos - tecnológicos que nos rodea, demanda obligatoriamente de estos profesionales nuevas estrategias y técnicas para hacer de la gerencia del servicio un enfoque competitivo, eficiente y eficaz, logrando satisfacer las necesidades y demandas del público (usuarios). Por ende el profesional de la información debe prepararse y actualizarse constantemente, de manera que este capacitado para afrontar cualquier reto que se le presente tenazmente dentro de la llamada sociedad de la información.

FORO 2

TEMA 2: Gestión de Archivos.

Hay que mencionar que los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades y demandas de los usuarios, a través de la identificación de las mismas, por ende surge una planificación de estrategias para cubrir dichas demandas y necesidades de información, y así mejorar la calidad del servicio.

"Una vez diseñado e implementado el servicio se procede a una evaluación continua, con el fin de detectar deficiencias y brindarles un servicio acorde con sus necesidades informativas establecidas previamente." (Katia Caraballoso Granado y Aded Esquivel Duque; Evaluación de los servicios 2006).

Por ello es tan importante una buena gestión y organización, no sólo en los archivos como es nuestro caso, sino en todo centro de información (bibliotecas, museos, unidad de documentación, etc.), ya que tenemos en común el manejo de la información, entradas y salidas de información, generando un servicio a la sociedad. Los servicios de información tienen como objetivo principal, satisfacer las necesidades de toda la unidad integrando un conjunto de servicios internos y externos que buscan funcionar de la forma más equilibrada.

Seguidamente para que se pueda llevar una gestión eficiente y eficaz se necesita hacer una previa evaluación para revisar que se tiene en la unidad y cuales son sus carencias y fuertes, y en base a esto planificar estrategias, para poder lograr y obtener un nivel de calidad, de todos los objetivos propuestos. Por lo tanto la gestión de archivo debe cumplir con una serie de pasos sistemáticos, acompañado de un análisis completo de la unidad, permitiendo bajo ciertos criterios evaluativos la planificación y organización de la unidad de información, de esta manera las fallas que se observen en el sistema pueden ser corregidas y todo el proceso de gestión puede llevarse de la manera más eficiente, asimismo se deberá diseñar nuevas estrategias en un tiempo estipulado, con fines a mediano y largo plazo. Para ello no sólo es importante la organización, identificación, acceso, mantenimiento y actualización de archivos, sino mantener una comunicación constante entre el personal de cada departamento de la unidad, el personal técnico y el personal del proyecto.

..................................................................................

TEMA 2.Gestion de Archivos.

La Planificación.
Estoy de acuerdo con el comentario de mi compañera, respecto a la planificación estratégica, pienso que implica el aporte y creación de objetivos, por medio de programas y toma de decisiones, para conseguir satisfactoriamente los objetivos impuestos como metas. Por ello es tan importante que el gestor de la información, tenga claro su labor profesional dentro de la unidad, e inclusive la visión y misión de la unidad de información; para brindar un servicio óptimo, eficiente, eficaz y efectivo tanto dentro de la unidad u organización, es decir los procesos internos de gestión, como los servicios que prestan al usuario en general.

DOCUMENTOS DE INTERÉS

• Archivo:

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

• Archivo administrativo:

Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito.

• Archivo central:

(1) Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional.

• Función archivística:

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• Gerencia:

Es el proceso de planeación, organización, actuación y control de las operaciones de la organización, que permiten mediante la coordinación de los recursos humanos y materiales esenciales, alcanzar sus objetivos de una manera efectiva y eficiente.

• Gestión documental:

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

• Plan:

Documento Legal que contiene en forma ordenada, sistemática y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos, mecanismos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados. Su naturaleza debe ser dinámica y flexible, sujeto a modificaciones en función de la evaluación periódica de sus resultados Instrumento de política económica y social que contempla en forma ordenada y coherente las metas, estrategias, políticas, directrices y tácticas en tiempo y espacio, así como los instrumentos y acciones que se utilizarán para llegar a los fines deseados.

• Plan Estratégico:
  

Proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y asignando recursos para llevar a cabo dichas estrategias.

• Plan Operativo:
  

Documento elaborado por la dirección y el personal, que cubre un período específico, en el cual se señalan todas las actividades, la fecha en la que se llevarán a cabo, los recursos que necesitan y el personal responsable de efectuarlas. Puede haber planes de trabajo específicos por departamento, por programa o por unidad funcional.

• Planificación:

Proceso racional y sistémico de prever, organizar y utilizar los recursos escasos para lograr objetivos y metas en un tiempo y espacio predeterminados.

• Planificación Estratégica:

Proceso de cálculo continuo, sistemático y formalizado que concibe el cambio situacional como resultado de interacción entre actores y que supone el diseño de estrategias para superar debilidades, reforzar las fortalezas y alcanzar los objetivos propios del actor. Plan que prefigura una dirección para la gestión dela organización, en un período no mayor a cinco años. Constituye un elemento básico para la toma de decisiones, que permite además, elevar los niveles de eficacia, eficiencia, calidad, evaluación, control y coordinación intra e inter Institucional.

• Programa:

Conjunto armónico de objetivos, políticas, metas y actividades a realizar en un tiempo y espacio dados, con determinados recursos. Sus resultados son "servicios".

• Programa:

Instrumento normativo del Sistema Estatal de Planeación Democrática cuya finalidad consiste en detallar los planteamientos y orientaciones generales que emanan del Plan Estatal de Desarrollo, mediante la identificación de objetivos y metas. Debe contener una serie de actividades a realizar, organizadas y sistematizadas, con recursos previamente determinados y a cargo de una institución pública responsable a fin de alcanzar una o varias metas planteadas .Es un conjunto organizado de proyectos y procesos agrupados en subprogramas, que satisfacen un objetivo específico del "Sector" para alcanzar una o varias metas. El programa implica un costo determinado, pueden realizarlo una o más unidades responsables, siendo una de éstas la principal responsable. Se identifica como parte de sub función y sirve de base para examinar lo que se ha avanzado en determinado sector funcional hacia el logro de los objetivos planteados y comprende uno o más subprogramas. Constituye un vínculo entre los servicios del sector público comprendidos en las categorías funcionales que representan el plan de trabajo de las dependencias ejecutoras de las acciones.

• Sistemas de información y conocimiento:

Está constituido por los métodos y procedimientos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras de una entidad. La calidad de la información que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad.
En el sector público el sistema integrado de información financiera debe propender al uso de una base de datos central y única, soportada por tecnología informática y telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de las áreas de presupuesto, tesorería, endeudamiento público y contabilidad gubernamental, en el nivel central y en el nivel operativo y, para los administradores gubernamentales.
La comunicación implica proporcionar un apropiado entendimiento sobre los roles y responsabilidades individuales involucradas en el control interno de la información financiera dentro de una entidad.
(Resolución de Contraloría Nº 072-2000-CG, MARCO GENERAL DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO)



WEB de interés:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2008). Colombia. [En línea]. Disponible: http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1264

________________________________. ARMS, Sección de gestión de archivos y expedientes de las Naciones Unidas. (2009). [En línea]. Disponible: http://www.un.org/spanish/archives/unrecordsmgmt/glossaryofrecordkp.shtml

GLOSARIO DE TÉRMINOS SOBRE PLANEACIÓN PROGRAMACIÓN, PRESUPUESTACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL Versión 0.6. [En línea]. Disponible:
Http://coplade.jalisco.gob.mx/files/Glosario_Planeacion_SEPLAN_v06c.pdf

_________________________________. Pirámide Digital. En línea: Diccionario general http://www.piramidedigital.com/Tips/gerencia/diccionariogerencial.htm

_________________________________________________. [En línea]. Disponible: Http://www.bvsct.sld.cu/html/es/glosario.html

Lluis Codina (1993).Que es un sistema de gestión documental. El profesional de información. Revista internacional científica y profesional. [En línea]. Disponible: http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema_de_gestin_documental.html

APECTOS DE MAYOR INTERÉS

Considero uno de los aspectos más importantes de la cátedra, es la dinámica de trabajo a través de los recursos tecnológicos, como la participación en el grupo por medio del foro, la publicación de los trabajos, y la creación de blogs, ya que nos obligo de manera positiva a experimentar y hacer uso de estas herramientas tecnológicas para compartir, interactuar y proporcionar información vinculada con la asignatura, de manera dinámica, sistemática, eficiente y eficaz. Como futuros profesionales de la información es de suma importancia la aplicación de estas herramientas de estudio, para estar a la vanguardia de los avances científicos, tecnológicos de la información y comunicación (TIC), y no ser parte de la llamada brecha informacional.

Por otro lado los temas tratados en la asignatura considero que son de interés e importancia, dentro del área archivística, que se complementan entre si. Sin embargo en lo personal sentí interés por el tema sistemas de información y gestión y organización de archivos; debido a que nos plantea que actualmente la labor del archivólogo, va más allá del simple hecho de ser el custodio de los archivos, de solo ordenar y clasificar, que ya de por si las técnicas de clasificación y ordenación tienen unos principios que respetar, y que hoy día son procesos técnicos que han evolucionado y se aplican desde lo manual (doc. Físico) a lo automatizado (doc. Web, correos, CD-ROM,…), el archivólogo de la actualidad es un gestor de la información, por ende debe saber administrar, gestionar, planificar, y organizar un fondo documental de una organización/institución de manera sistemática y funcional.

ANÁNLISIS DEL DESARROLLO CURRICULAR DE LA ASIGNATURA

La cátedra de Archivos Administrativo e Intermedios, a mi parecer siento que cumplió con los objetivos propuestos; entre ellos esta el estudio completo de los cinco unidades establecidas. El análisis y compresión de estos cinco temas es fundamental en la asignatura, ya que tratan sobre conocimientos básicos y específicos de un archivo administrativo, archivo intermedio, la gestión y organización archivística, manuales de normas y procedimientos, sistemas de información y las TIC, todos se interrelacionan y engloban la función archivística que se produce y ejecuta en los archivos administrativos e intermedios.

La asignatura nos aporta y orienta:

• A desarrollar competencias y habilidades en el manejo de archivos administrativos e intermedios, como sistemas de apoyo gerenciales en la toma de decisiones.

• Identificar los procedimientos gerenciales en los archivos administrativos e intermedios.
  
• Conocer las características de la documentación en los archivos administrativos e intermedios y su tratamiento.
  

Otro punto relevante que hay que mencionar, es que la cátedra implanto el estudio a distancia. La metodología se dio de dos maneras, clases presenciales y clases a distancias, las cuales se realizaron exitosamente a través del uso de las herramientas tecnológicas, proporcionadas en la web: como la utilización del correo, la creación de un grupo que trato todo lo relacionado a la asignatura, donde el estudiantado, tuvo la oportunidad de interactuar en el grupo por medio del foro, la publicación de sus trabajos y la creación de Blogs; de manera didáctica, pedagógica y sistemática. Por ende al alumnado fue estimulado y orientado en el manejo de las herramientas de las TIC, que para muchos fue algo novedoso y que de forma positiva se adaptaron.
Y por último nos informa sobre la realidad y visión de los archivos de Venezuela, la legislación que respalda y rige el sistema archivístico de Venezuela.

ASPECTOS DE RELEVANCIA PROFESIONAL

Considero que entre los aspectos de relevancia profesional, a tomar en cuenta para su desarrollo, es el conocimiento y entendimiento de los temas, los cuales todos se vinculan y forman parte de la formación del Archivólogo, de hoy en día, ya que como profesionales encargados de las ciencias de la información debemos tener en cuenta que vivimos en una sociedad que cada vez más demanda información de calidad a tiempo real. Por ello decimos que la sociedad de la información es un sistema compuesto por los profesionales especialistas (Bibliotecólogos, Archivólogos, Documentalistas, Museólogos…) que proporcionan información y brindan un servicio, y los usuarios que solicitan dicha información-datos según sus necesidades. Por ende debemos hacer buen uso de las herramientas tecnológicas de la información y la comunicación (TIC), desarrollar habilidades y mantenerse actualizado con los avances científicos-tecnológicos.

Otro aspecto fundamental es el hecho de conocer el sistema archivístico de Venezuela, en cuanto al respaldo legal que existe y fundamenta de alguna manera la estructura de los archivos venezolanos y la labor del archivólogo dentro de los mismos.

FUENTES CONSULTADAS

TEMA 1: Archivos Administrativos e Intermedios

BLOG-BIBLIOTECOLOGÍA. (2007). La Importancia del Documento en Sociedad. [En línea]. Disponible: http://blog-bibliotecologia.nireblog.com/post/2007/10/02/la-importancia-del-documento-en-sociedad)

DUPLÁ DEL MORAL, ANA. (2008). Glosario de terminología archivística. [En línea]. Disponible: http://www.madrid.org/cs/Satellite?c=CM_Actuaciones_FA&cid=1142284055376&idConsejeria=1109266187272&idListConsj=1109265444710&idOrganismo=1109266228350&language=es&pagename=ComunidadMadrid%2FEstructura&pv=1142459152338&sm=1109266100977


GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. (1997). Hacia un Diccionario de Terminología Archivística. Santa Fe de Bogotá: Archivo General de la Nación Colombia.


LÓPEZ YEPES. JOSÉ. (1997). ¿Qué es Documentación?. Madrid: Editorial Síntesis.


LÓPEZ YÉPES, JOSÉ. (2004) Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Documentación. Madrid: Editorial Síntesis.


____________________________. PÉREZ, CARLOS R. Los documentos administrativos en el derecho administrativo venezolano. [En línea]. Disponible: http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:721JLgMvXFcJ:www.profesorcarlosperez.com.ve/usm_archivo/DOCUMENTOS%2520ADMINISTRATIVOS.doc+funcion+de+los+documentos+administrativos&cd=10&hl=es&ct=clnk&gl=ve


REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA. (2008). Ley Orgánica de la Administración Pública. Sólo referente al Sistema de Archivo. [En línea]. Disponible: http://archivologo.blogcindario.com/2009/10/02303-habilitante-ley-organica-de-la-administracion-publica-solo-lo-referido-a-archivos.html

SANCHIS, FRANCISCO. (1999). Los archivos de oficina: Una síntesis para su gestión. Valencia.

VÁSQUEZ, MANUEL. (1997). Introducción a la archivología. Santa Fe de Bogotá: Archivo General de la Nación Colombia.

TEMA 2 : Gestión de Archivos

ARÉVALO JORDÁN. Víctor Hugo. (1998). Diccionario de términos archivísticos. [Libro en Línea]. Ediciones del Sur. Disponible: (http://www.edicionesdelsur.com/diccionario_archivistico.htm).

CORDÒN ARROYO, Ana María. (2004). Empresas documentales de gestión de archivos: estudio, análisis y descripción de servicios. Gijón- España: Ediciones Trea.


GRUPO IBEROAMERICANO DE TRATAMIENTO DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. (1997) Hacia un diccionario de terminología archivística. Santa Fe de Bogotá: Archivo General de la Nación.


___________________________. [En línea].Disponible: http://www.asocarchi.cl/DOCS/122.pdf

_________________________________________________. [En línea]. Disponible: http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml

TEMA 3: Gestión Documental

ARÉVALO JORDÁN, Víctor H. La Archivología en las Ciencias de la Documentación. Ediciones del Sur. [En Línea]. Disponible: (http://www.edicionesdelsur.com/archivologia_csdoc.htm)

ARÉVALO, Víctor H. (2003). Diccionario de términos archivísticos. Buenos Aires.


BAUTIER, Robert Henri. (1985). La misión de los archivos y las tareas de los archivistas. En: La Administración Moderna de Archivos y el prontuario RAMP, recop. De Peter Walne. París: Unesco.


CRUZ MUNDET, José R. (1994). Manual de Archivística, 2da Ed España.


FUSTER, Francisco. Archivística, Archivo, Documento de Archivo… Necesidad de clarificar los conceptos. En: Anales de Documentación, 2, 1999 http://revistas.um.es/analesdoc/article/viewFile/2631/2611

HEREDIA HERRERA, Antonia. (2007). Qué es un archivo? Asturias: Ediciones Trea.

HEREDIA, Antonia. (1991). Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla: Excma. Diputación Provincial de Sevilla.


VÁSQUEZ, Manuel. (2004). Administración de Documentos y Archivos: Planteos para el siglo XXI. Buenos Aires: Alfagrama Ediciones

VÁSQUEZ, Manuel. (1997). Introducción a la Archivología. Santafé de Bogotá: Archivo General de la Nación de la República de Colombia.

_________________________________________. Wikipedía. [En Línea]. Disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental



TEMA 4: Manuales y Normas de Procedimiento

GÓMEZ, Ceja. (1997). Sistemas administrativos. México: MC Graw Hill.


GLOSARIO DE CONCEPTOS POLÍTICOS USUALES. [En línea]. Disponible: http://www.eumed.net/dices/definicion.php?Dic=3&def=382


GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES. (2004). [En línea]. Disponible: http://www.sre.gob.mx/normateca/doc/guia_elab_manu_proc.pdf junio 2004

HAROLDO H. haroldo.herreraarrobagmail.com [En línea]. Disponible: http://www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manuales-administrativos.htm

HEREDIA HERRERA, Antonia. (1991). Archivística General. Teoría y Práctica. Sevilla: Ediciones Trea.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA BIBLIOTECA MIGUEL ACOSTA SAIGNES DE LA FACULTAD DE HUMANIDADES Y EDUCACIÓN DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA. (1995). Caracas: Biblioteca Miguel Acosta Saignes.

MANUALES ADMINISTRATIVOS - MANUAL ADMINISTRATIVO. [En línea]. Disponible: http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadministrativos/

SERRA CASELLAS, Lluís Esteve. (2009). Información y Documentación: gestión documental. Caracas: Universidad Simón Bolívar.

WERTHER, William. (1996). Administración de Personal y Recursos Humanos. Mc Graw Hill

________________________. ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS; blog [en línea]. Disponible: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html



__________________________________________. [En línea]. Disponible: http://www.mitecnologico.com/main/manualesconceptoeimportancia

___________________________________________. [En línea]. Disponible: Http://www.mitecnologico.com/main/definicionSueldosSalarios

___________________________________________. [En línea]. Disponible: http://www.um.es/adegap/docsinfo/archivistica.pdf

TEMA 5: Sistemas de Información

ACIMED, (2005) [En línea]. Disponible: http://scielo.sld.cu/scielo.php?pid=S102494352005000200002&script=sci_arttext&tlng=es


ARÉVALO, Víctor. (1995). Diccionario de términos archivísticos. Argentina: Editorial del Sur.

______________. Compilaciones.com, (2007) [En línea]. Disponible: http://www.compilaciones.com/informacion/definicion-informacion.html]


LÓPEZ, José. (2005). Diccionario enciclopédico de ciencias de la documentación. España: Editorial síntesis.


Mailxmail.com [En línea]. Disponible: http://www.mailxmail.com/curso-sistemas-informativos-diseno-creacion-1/concepto-informacion

MUÑOZ, A. Sistemas de información en las empresas. [En línea]. Disponible en: http://hipertext.net/web/pag251.htm.

Werther, William. (1996). Administración de Personal y Recursos Humanos. Mc Graw Hill.

Wiki pedía. [En línea]. Disponible: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema

______________________________ [En línea]. Disponible: http://www.mitecnologico.com/Main/DefinicionDeSistema [Consulta 15 de mayo 2010]

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

SISTEMAS DE INFORMACIÓN



• Información

Es un conjunto de datos procesados con significado, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno, generando información necesaria para producir el conocimiento. En un sentido más genérico el terminó “información” para todas las ciencias y disciplinas, se entiende como el conjunto de elementos o datos de contenido que proporcionan y tienen un significado, logrando comprenderse a través de códigos, símbolos y lenguajes, por ello la información es parte fundamental del proceso de la comunicación.


Según Koblitz, 1969, citado por López (2004) la: Información es, en efecto, palabra polisemántica, ya que indica el proceso y el objeto de la información al mismo tiempo. La información como proceso se denomina con frecuencia actividad de información y puede ser definida como un “complejo de acciones determinadas que comprende la producción (incluye tratamiento y proceso), acumulación, recuperación y provisión de la información (incluye la transferencia y recepción)”. (p. 308).





• Sistemas

Se puede definir como el conjunto de elementos interrelacionados, que están en constante interacción y trabajan en función de un mismo objetivo. Los sistemas a su vez se conforman de otros sistemas, llamados subsistemas.


Según el autor O’Brien (1993) “grupo de componentes interrelacionados que trabajan juntos hacia un fin común, aceptando inputs y produciendo outputs en un proceso de transformación organizado”.

• Sistema de información

Es un conjunto de elementos ordenados, y orientados al tratamiento y administración de datos, que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa u organización. Estos elementos se interrelacionan, para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de la organización.

Los sistemas de información tienen como finalidad mejorar y acelerar el proceso de toma de decisiones de ciertos ejecutivos y administradores en una extensa variedad de problemas que se suelen presentar en una organización. También hay que mencionar el hecho, de que los (SI) están compuestos por los sistemas o subsistemas de automatizados y manuales, es decir, en los procesos manuales: la aplicación de métodos organizados, de recopilación y registros de datos, procesos de datos e información, administración, clasificación de información y transmisión de la misma al usuario; en los procesos automatizados: adquisición, almacenamiento, manipulación, transmisión, a través de los hardware y programas de software y firmware. E inclusive un sistemas de personas que forman parte y operan dentro de la organización.

El sistema esta formado por una serie de elementos complejos que conforman el subsistema, y es un ciclo que esta en constante retroalimentación, por ello es un sistema abierto, generando unas entradas y salidas constantemente, obteniendo un sistema permanente dentro de la unidad de información.

Ejemplo de un sistema de información:




Entrada Salida

6)
Captación Procesamiento Almacenamiento Difusión




Selección Catalogación Base de datos Servicio y
Admisión Clasificación físico – lógico productos
Producción Análisis doc.
Descripción
Indización


RETROALIMENTACIÓN





 La Captación: Es donde se recibe la materia prima, y hay una evaluación para seleccionar y luego adquirirlo dentro de un sistema que ocurre en una producción archivística.

 El Procesamiento: Ocurre una clasificación, catalogación, indización, y un análisis documental de expurgo.

 El almacenamiento: hay dos dimensiones físico, cota, lógica, el ingreso de datos, ingreso a la base de datos, y rotulación.

 La difusión: dispone la información de préstamos circulante, consulta y controles estadísticas.




Para concluir los sistemas de información proporcionan un servicio a todos los demás sistemas o subsistemas, de una organización o institución y enlazan todos sus componentes en forma tal que éstos trabajen con eficiencia, eficacia, y efectividad para alcanzar el mismo objetivo. Su propósito es procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas, que generara otras entradas, por ello hablamos que el sistema de información es un sistema abierto que esta en un constante proceso de retroalimentación.

Para concluir gracias al proceso de retroalimentación hacen que el sistema de información sea eficaz, eficiente y a su ves competitivo en los entornos cambiantes y exigentes de las organizaciones.

Los Sistemas de Información tienen tres objetivos primordiales:

 Automatización de procesos operativos.
 Proporcionar información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.
 Lograr ventajas competitivas a través de su implantación y uso.

• Tipos

Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a los diferentes niveles de organización.

 Los sistemas en el nivel operativo: Sistemas de información que monitorean las actividades y transacciones elementales de la organización. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestar a preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización.

 Los sistemas en el nivel del conocimiento: Sistemas de información que apoyan a los trabajadores de conocimientos y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel de conocimiento es ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.

 Los sistemas en el nivel de administración: Sistemas de información que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administración o dirección por lo regular proporcionan informes periódicos, en lugar de información instantánea acerca de las operaciones.

 Los sistemas en el nivel estratégico: Sistemas de información que apoyan las actividades de planificación a largo plazo de los administradores de nivel superior. Una organización típica cuenta con sistemas en los niveles operativos, de administración, de conocimientos y estratégico, para cada área funcional. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas áreas funcionales. Los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una. No existe un sistema de información universal que encaje en todas las organizaciones.

Existen dos tipos de sistemas de información, el automatizado y el manual.

 Sistema de información manual: comprende toda la descripción que explicamos en el esquema anterior. Se produce o reciben los documentos, estos pasan a las unidades de información, y ellas la suministran a sus usuarios, que generalmente son otros funcionarios y profesionales de la institución.

 Sistema de información automatizado: está compuesto por los mismos procesos que el sistema manual, pero de forma automatizada. Se reciben los documentos por medio del correo electrónico, se realiza la búsqueda por medio de base de datos, etc.



Se puede realizar la siguiente clasificación de los sistemas de información en función de los tipos de información que proporcionan.

 Sistemas para el Procesamiento de Transacciones (TPS): Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.

 Sistemas de Soporte a Decisiones (DSS): Herramienta para realizar el análisis de las diferentes variables de negocio con la finalidad de apoyar el proceso de toma de decisiones.

 Sistemas de Información Ejecutiva (EIS): Herramienta orientada a usuarios de nivel gerencial, que permite monitorizar el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma.

 Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS): Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.

 Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización.

 Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS): Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).

 Sistemas de Información para la Administración (SIA): son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa.

 Sistemas de información Estratégicos: son los que ayudan a los administradores de alta gerencia a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.
(http://biblioteca.itson.mx/oa/dip_ago/introduccion_sistemas/p12.htm)

• Características

 Objetivos del sistema.

 Capturar, procesar, almacenar y distribuir información.

 Entradas y salidas del sistema.

 Proporciona información necesaria para la toma de decisiones de las organizaciones.

 Eficiencia y eficacia en el manejo de datos e información.

Otras características mas especificas serian:

 Propósito u objeto:
Todo sistema tiene uno o algunos propósitos. Los elementos (u
objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

 Globalismo o totalidad:
Un cambio en una de las unidades del sistema, con probabilidad
producirá cambios en las otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una relación de causa / efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos fenómenos: entropía y homeostasia.

 Entropía:
Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse, para el relajamiento de los estándares y un aumento de la aleatoriedad. La entropía aumenta con el correr del tiempo. Si aumenta la información, disminuye la entropía, pues la información es la base de la configuración y del orden. De aquí nace la negentropía, o sea, la información como medio o instrumento de ordenación del sistema.

 Homeostasia:
Es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno. Una organización podrá ser entendida como un sistema o subsistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. Los sistemas pueden operar, tanto en serio como en paralelo.

• Los archivos administrativos e intermedios como componentes de un sistema de información

Las unidades de información son sistemas, por que esta conformada por una serie de elementos que se relacionan entre sí e interactúan efectivamente con el entorno, convirtiéndose en un proceso de retroalimentación con una entrada y salida, es decir importando materia prima = información del medio y exportando a ese medio la información transformada y/o convertida en conocimiento, el cual podría decirse también que es la nueva materia prima que entra, pasa por una series de proceso depurativos y sale de nuevo como información – conocimiento; por ello se habla que la unidad de información, es un sistema de complejidad variable y dinámico abierto, con objetivos y metas que permite la interacción y adaptación del medio ambiente, consiguiendo la transformación de la información de un orden inferior (dato) a un orden superior (conocimiento), información utilizable de manera inmediata en la toma de decisiones.


Los archivos actualmente son vistos como sistemas de información, como componente importante de una organización e integrado en sus actividades y funciones, ya que se genera a diario documentos procedentes de los departamentos, los cuales según su contenido informativo van adquiriendo una serie de valores por medio de la entidad que los ha producido.


Según José Ramírez, a través de la integración de sistemas como los archivos pueden enfrentar las condiciones de adversidad que afrontan en su medio ambiente administrativo. También indica que los componentes que interactúan en archivo son los siguientes: el proceso administrativo, los recursos materiales, humanos y financieros con los procesos archivísticos para dar cumplimiento a la finalidad última que es facilitar el acceso a la información. (p.7)



Los archivos administrativos y los archivos intermedios tienen funciones y objetivos respectivamente, cada uno cumple y ejecutan una serie de procedimientos y métodos, como son registrar, organizar, clasificar, conservar, administrar, trasladar y transmitir información; por tal motivo los archivos no están muy lejos de ser partes del sistema de información, ya que en ellos se manipula información a través de los documentos que se generan (Entradas), pasan por una serie de procesos denominados métodos archivísticos : clasificación, ordenación y descripción; y transmisión (Salidas) de información disponible a los usuarios.

El sistema de los archivos administrativos se encargar de recibir los documentos generados por la institución, y de ordenar los mismos según su dependencia o unidad administrativa, por ende hay un constante flujo de información, que se halla accesible para el personal o usuarios, hay que destacar también que la información que se manipula es de carácter vigente por un lapso de tiempo, dependiendo del documento, es transferido a otros archivos como el intermedio.

El archivo intermedio también realiza una serie de procedimientos sistemáticos. Ellos conservan por un periodo de tiempo los documentos de carácter no tan actualizados o cuyo valor de gestión es casi nulo, y que son esporádicamente consultados por el personal y usuarios.




• El profesional de la información y las TIC

Las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están en un constante desarrollo y avance, planteando nuevos retos y desafíos dentro de la sociedad de la información, por ello surge la inquietud y demanda de profesionales del área de la información (archivólogo, bibliotecólogo, documentalista, museólogo), capaces de adaptarse a los nuevos transformaciones y adquirir nuevos conocimientos, es decir el profesional de la información hoy día tiene que estar actualizado con las TIC, para responder a las necesidades de la sociedad globalizada.


Según el autor: Rivas F. “El gerente de información debe ser aquella persona que tiene bajo sus responsabilidades, la ejecución eficaz, efectiva y eficiente de actividades de adquisición, procesamiento y utilización de los recursos de información, de tal forma que su empleo óptimo permita a las organizaciones cumplir su misión y alcázar sus objetivos. Por lo tanto, debe tener claro para ser exitoso el concepto de era de la información, y como esta impactando un mundo rápidamente cambiante”.

El profesional de la información debe ser competente, para hacer uso de las herramientas tecnológicas, para optimizar el acceso, almacenamiento, recuperación, uso y distribución de la información. Diseñar y crear productos y sistemas de información, planificar estrategias de capacitación en el manejo y uso de las TIC, para agilizar y facilitar el acceso la información.

Muñoz Cruz, (1998): “el gestor de la información se ocupara de la planificación estratégica y la coordinación de todos los recursos relacionados con la información y participará en el diseño e implantación del sistema de información de la organización, a través de la coordinación de todos aquellos departamentos que manejan información.”

MANUALES DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

Manuales


 Definición de manuales


Según Graham Kellog: "El manual presenta sistemas y técnicas especificas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo".


Para Continolo G. un manual es: "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Duhat Kizatus Miguel A. en www.gooegle.com, lo define como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".


Los manuales administrativos son documentos de carácter informativo e inclusive instructivo, que poseen la descripción de las actividades que deben realizar dentro de una unidad administrativa; y sirven como medios de comunicación y coordinación en las decisiones administrativas a tomar, por ello se relaciona y atañen al empleado directamente, es decir, orientando a los miembros de la organización. Por lo tanto los manuales reflejan las funciones administrativas que realiza y debe ejecutar la institución, por ende cumplen con el propósito de registrar y señalar en forma sistemática la información administrativa de una organización.

Manuales de normas y procedimientos


 Definición

El manual de procedimientos y normas, es aquel que describe de manera detallada las operaciones que integran los procedimientos administrativos, en el orden secuencial de su ejecución, y las normas que se deben cumplir y ejecutar los miembros de la organización compatibles con dichos procedimientos.

Los manuales de normas y procedimientos son los documentos que especifican detalladamente una serie de normas y procedimientos, vinculados con las actividades que se realizan en una organización / institución, explicando un conjunto de procedimientos internos según los niveles de autorización de las unidades orgánicas que forman parte de una organización; con el objetivo de ir creando y consolidar criterios dentro de la organización, y uniformar la actividad operativa, de la institución, así como también garantizar y satisfacer la transmisión y recuperación de información. Este documento también especifica las normas correspondientes con las acciones de carácter disciplinario, relacionándose con el personal y cada miembro del organismo, incluso se halla también las nominas, permisos, vacaciones, bonos… por ello el manual esta sujeto a cambios, debe ser actualizado constantemente, el evoluciona al paso que la organización o institución crezca y se desarrolle en todos los ámbitos.

Los manuales de normas y procedimientos se caracterizan principalmente por establece normas o pautas especificas y claras, y detalla minuciosamente todos los procedimientos que se realizan en la institución.

 Objetivos

• Presentar una visión integral de cómo opera la organización.
• Precisar la secuencia lógica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos.
• Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo.
• Describir gráficamente los flujos de las operaciones.
• Servir como medio de integración y orientación para el personal de nuevo ingreso con el fin de facilitar su incorporación a su unidad orgánica.
• Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.
• Cooperar a la correcta realización de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad del trabajo.
• Establecen un sistema de información recuperable y accesible.
• Difundir el funcionamiento interno de las oficinas, a través de la descripción de tareas, y requerimientos.
• Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Sistematizar la iniciativa, aprobación, publicación y aplicación de las modificaciones necesarias en la organización.
• Hacen posible establecer una inducción, adiestramiento y capacitación del personal, ya que describen en forma detallada las actividades de cada oficina.

 Tipos

De manera general, los manuales de procedimientos por sus características diversas pueden clasificarse en: manuales de procedimientos de oficina y manuales de procedimientos de fábrica.

También puede referirse a:

• Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: como operar una maquina de contabilidad.
• Practicas departamentales, en las que se indican los procedimientos de operación de todo un departamento; por ejemplo, el manual de reclutamiento y selección de personal.
• Practicas generales en un área determinada de actividad, por ejemplo; el manual de procedimientos de ventas, los manuales de producción, el manual de finanzas.

También se pueden clasificar de acuerdo a su ámbito de aplicación y alcances en manual de:

• Procedimiento General: es aquel que contiene información sobre los procedimientos que se establecen para aplicarse en toda la organización o en más de un sector administrativo.
  
• Procedimiento Específico: son aquellos que contienen información sobre los procedimientos que se siguen para realizar las operaciones internas en una unidad administrativa con el propósito de cumplir de manera sistemáticamente con sus funciones y objetivos.

 Presentación

Debe reflejar los fines y objetivos de las funciones a desempeñar dentro de la institución a través de una normas establecidas, por medios de análisis, estudios, y estrategias de planeación. La estructura se puede presentar de la siguiente manera:

• Título y código del procedimiento.
• Introducción: Explicación corta del procedimiento.
• Organización: Estructura micro y macro de la entidad.

a. Descripción del procedimiento.
b. Objetivos del procedimiento.
c. Normas aplicables al procedimiento.
d. Requisitos, documentos y archivo.
e. Descripción de la operación y sus participantes.

• Gráfico o diagrama de flujo del procedimiento
• Responsabilidad: Autoridad o delegación de funciones dentro del proceso.
• Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento
• Informes: Económicos, financieros, estadísticos y recomendaciones.
• Supervisión, evaluación y examen: Entidades de control y gestión de autocontrol.

En toda presentación debe estar presente de manera clara y concisa los aspectos:

• Contenido del manual.
• Objetivos del manual.
• Objetivos y políticas de la organización.
• Responsabilidad.
• Contenido específicos de los entes.
• Contenidos comunes de los rangos de igual jerarquía
• Alcance de los procedimientos.
• Instrucciones.
• Normas de procedimientos.
• Organigramas.
• Régimen de autorizaciones.
• Glosario.
• Índice Temático.
• Índice de referencias cruzadas.
• Verificación y asesoramiento.
• Indicación de fechas.
• Numeración de páginas.
• Formato.
• Armado.

Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “La presentación de un procedimiento aislado, no permite conocer la operación de una dependencia o unidad administrativa, por lo que surge la necesidad de que todos los procedimientos se agrupen, en forma ordenada, en un solo documento, denominado “Manual de Procedimientos”.

 Elaboración


Según la Guía para la elaboración del manual de procedimientos de Secretaria de Relaciones Exteriores: “ Los manuales de procedimientos deberán elaborarse según el formato y la Dirección de Organización se encargará de integrar la información procesada por la unidad administrativa en dicho formato. Una vez que se cuenta con el proyecto de manual, se requiere someterlo a una revisión final, a efecto de verificar que la información contenida en el mismo sea la necesaria, esté completa y corresponda a la realidad, además de proceder a comprobar que no contenga contradicciones o deficiencias.

Una vez que el manual de procedimientos ha sido elaborado, autorizado e impreso, debe ser difundido entre los funcionarios y empleados responsables de su aplicación”.

La elaboración del manual es un proceso de suma importancia, ya que es a su vez el resultado de estudios, análisis, creación de estrategias, para mejorar la calidad, eficiencia y eficacia de las funciones y actividades que se realizan internamente en la organización; donde que da registrado los procedimientos administrativos a seguir o implantarse. Asimismo ayuda a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser corregido.

En el proceso de creación del manual, debe existir una metodología que garantice la descripción de los procedimientos, de acuerdo con la realidad operativa y con las normas jurídico-administrativas establecidas al efecto. Igualmente este debe estar bajo personal competente, la redacción y trascripción debe ser efectuada de manera controlada, por las unidades funcionales de los organismos.

 Implantación


La implantación del manual de normas y procedimientos es importante para la organización, ya que el personal y cada miembro perteneciente debe estar informado, actualizado, de los cambios generados, de las actividades a realizar, para que el sistema operativo este en constante flujo.

Para implantar el manual es necesario divulgarlo a todos los niveles de la empresa, de la siguiente forma: presentando conferencias, reunión de personal, repartiendo folletos entre los empleados, para logra una aplicación inmediata y asegurar el conocimiento del nuevo proceso, los formatos que implican, los objetivos propuestos y los beneficios que obtendrá la compañía. Es importante que el manual de normas y procedimientos se ajuste sin inconveniente a la estructura de la empresa, a los requerimientos del personal.




 Mantenimiento


Consiste en mantener vigente y actualizado el manual de normas y procedimientos, debido que si esté se desactualiza, pasaría hacer un documento inutilizable, y generaría por otro lado la creación de otro manual que cumpla con las exigencias y necesidades actuales, creando una desventaja en cuanto al tiempo que se perdería, por ello es mas ventajoso y recomendable para los organismos, mantener vigente el manual. Para aplicar esta técnica, es recomendable contar con un bosquejo de las actividades que componen el procedimiento, cada cierto tiempo.

Recursos humanos en los archivos


Debemos referirnos también al profesional o trabajador de la información y la cultura, específicamente en la archivología, como Recursos Humanos formados académicamente en las ciencias de la información, es el principal elemento de la cultura en el nexo entre el usuario con el conocimiento. El profesional de la archivología, hace posible la transferencia del patrimonio cultural a través de los servicios de consulta, circulación, transmisión, recuperación y adquisición información.

Gracias a la labor del profesional de esta área, se ha conseguido mantener el patrimonio cultural y social de las naciones, conservando, preservando y resguardando el conocimiento, a través de técnicas y proceso sistemáticos, tanto de forma tradicional: manual, y moderna: automatizada, la aplicación de las nuevas tecnologías de recuperación y búsqueda agilizada de la información, para su fácil difusión.

El personal de los archivos es un gestor de los recursos informativos, su labor esta orientada en resguardar y administrar los documentos contenidos en una Unidad de Información; por ende la gestión de los recursos informativos como lo menciona el autor Michel Duchein es tan vital como la gestión de los recursos humanos, financieros y materiales.


 Personal fundamental

El personal primero debe estar capacitado, preparado y ser profesional del área archivística, para prestar un serbio eficiente y eficaz. El personal se divide de forma jerárquica según sus funciones y actividades de la labor archivística:

 El archivólogo: director y responsable del archivo.
Sus objetivos se basan en dirigir, coordinar y controlar la organización y el funcionamiento del archivo, para custodiar y organizar la documentación, con la finalidad de facilitar la consulta al propio organismo que la ha generado y también a todos los ciudadanos, de acuerdo con la normativa de accesibilidad a la documentación.

Tiene como funciones:

• Hacer las propuestas oportunas para llevar a cabo una buena gestión del centro archivístico y, al mismo tiempo, potenciar una fluida comunicación interdepartamental con el objeto de facilitar el sistema de organización documental del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.

• Elaborar las normas o los reglamentos que regulan la organización y el funcionamiento del archivo y, también, aquellas otras de aplicación a todas las áreas, departamentos o servicios del organismo a las que pertenece el archivo, referidas a la consulta y préstamo de la documentación.
  
• Elaborar y proponer las normas de accesos a la documentación –de acuerdo con la normativa vigente-, para que, una vez aprobadas por la Comisión correspondiente, puedan ser de aplicación en el uso y consulta de la documentación.
  
• Planificar, dirigir y coordinar la metodología de organización documental utilizada en el archivo, especialmente en relación con el sistema de clasificación, transferencias, elaboración de instrumentos de descripción, preservación y conservación de la documentación, calendario de conservación y eliminación, accesibilidad y consulta de la documentación.
  
• Planificar y coordinar el sistema de organización integral de la documentación del organismo o entidad a la que pertenece el archivo.
  
• Expedir certificados o bien dar constancia ("hacer constar") de la documentación que custodia el archivo.
  
• Planificar, dirigir y coordinar las publicaciones del archivo: guías, inventarios, catálogos, elaborar las memorias anuales del archivo.
  
• Planificar y coordinar las actividades de difusión que anualmente se realizan en el centro, ya sean exposiciones, visitas, cursos, conferencias, etc.
  
• Planificar y controlar la preservación y la conservación de la documentación.
  
• Segundo Archivólogo: subdirector del archivo o al de jefe de una sección ya sea archivo intermedio, archivo histórico… su objetivo se basa en velar que se cumpla con las funciones y criterios correspondientes dentro de los fondos documentales de la USI o archivo de la organización.
  

 Archivero o archivista: se encarga de velar por la organización y la custodia de la documentación que está bajo su responsabilidad con la finalidad de facilitar la consulta, así como también del procesamiento de los documentos.

Tiene como función:

• Elaborar y aplicar el cuadro de clasificación de la documentación del organismo, institución o entidad para que se aplique de forma unívoca y generalizada en todos los archivos de gestión, además del archivo definitivo, y controlar el seguimiento y actualización de su proceso.
  
• Organizar y dirigir la elaboración de los instrumentos de descripción de la documentación custodiada en el archivo - catálogos, inventarios, índices u otros- y realizar aquellos que requieran una descripción documental más especializada.
  
• Definir y organizar el sistema de información, consulta y préstamo de la documentación del archivo. También le corresponderá asesorar a los usuarios que requieran una información más especializada.
  
• Promover y organizar las actividades de difusión del archivo: visitas de estudiantes y del público en general, exposiciones, conferencias, cursos y otros.
  
• Planificar, dirigir y controlar la conservación y los sistemas de seguridad del edificio y los depósitos del archivo y, también, de todos los equipamientos que dispone el centro.
  

 Auxiliar de Archivo: Colaborar en los trabajos de ejecución y control de la documentación, en especial, aquellas que conciernan más directamente con las técnicas archivísticas manuales de la organización documental como pueden ser la gestión de los depósitos y las de prevención y conservación de la documentación, entre otras.

Sus funciones pueden ser:

• Colaborar con los otros técnicos del archivo en los trabajos de custodia y tratamiento documental consistentes en la ordenación física de la documentación de algunas series documentales, etc.
  
• Ejecutar la destrucción física de aquella documentación que le ha indicado su superior jerárquico, en aplicación del calendario de conservación y eliminación.
  
• Controlar la recepción de la documentación procedente de las transferencias hasta los depósitos del archivo, otorgándoles la ubicación adecuada atendiendo los tipos de soportes documentales y su numeración.
  
• Llevar a cabo la gestión del espacio de los depósitos, de acuerdo con las directrices de su superior jerárquico, comprobando la ubicación de la documentación y los espacios que quedan libres, con la finalidad de asignar nuevas unidades de instalación.
  
• Vigilar la prevención y la conservación de la documentación controlando periódicamente su estado físico; y además le corresponderá notificar las incidencias, así como proponer las mejoras oportunas para que los documentos se conserven en un estado óptimo.
  
• Cambiar las cajas maltrechas, las carpetas que contienen la documentación y así mismo extraer los clips, gomas, plásticos,... de los documentos.
  
• Supervisar periódicamente las condiciones físicas y ambientales de los diferentes depósitos, a partir del uso y control de los aparatos que permiten asegurar un buen estado de conservación y seguridad del edificio y los depósitos.

 Funciones de los administrativos y auxiliares administrativos: pueden encargarse de recibir y atender al público del archivo y también llevar la gestión de los trabajos administrativos, de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.

Sus funciones a cumplir:

• Recibir y atender al público del archivo ofreciéndole la información que requiera, o bien dirigiéndolo a la sala de consulta o las salas donde se efectúa alguna actividad.
  
• Realizar los trabajos administrativos del centro.
  
• Introducción de los datos de algunas series documentales ya inventariadas al sistema informático.
  
• Realizar las estadísticas de la actividad del archivo: usuarios, consultas, préstamo de la documentación, entre otras.
  

 Los técnicos superiores especialistas: Colaborar en todas aquellas cuestiones que le indique el director del centro y, en especial, velar y aplicar las técnicas más apropiadas para la prevención, reproducción y preservación de la documentación en cualquier tipo de soporte documental.

Funciones a cumplir:

• Estudiar y proponer a la dirección del centro todas aquellas acciones encaminadas a llevar a cabo una buena política de prevención, reproducción y preservación de la documentación.
  
• Deberá controlar el estado de conservación de la documentación en cualquier tipo de soporte documental.
• Organizar y dirigir las técnicas de restauración más apropiadas para cada tipo de soporte documental y, al mismo tiempo, ejecutar aquellas técnicas que requieran una manipulación más especializada.
  
• Organizar, dirigir y supervisar los trabajos relacionados con las copias de seguridad de la documentación para la conservación o consulta.
  

 Políticas de reclutamiento y de selección

Es el proceso de identificar y atraer a la organización a solicitantes capacitados e idóneos, por ende se debe tener cuidado y ser minucioso al momento de seleccionar al nuevo personal.

• Objetivo: Reclutar y seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto vacante y así poder dar cumplimiento a los programas de trabajo, para superar las expectativas de nuestros clientes.
  
• Alcance: La presente política aplica a la Dirección General, Gerencias y Coordinaciones Este manual esta diseñado para facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización.
  
• Responsabilidades: Es responsabilidad del las Gerencias y Coordinaciones conocer y aplicar el proceso de Reclutamiento. Esta Política esta diseñada para facilitar el proceso de reclutamiento y selección de personal en la organización a través del Departamento de Recursos Humanos
  
  
  Ejemplo de un diagrama del proceso de reclutamiento y selección:
  
  

http://www.rrhh-web.com/reclutamientoyselecion.html



 Políticas de inducción

Consiste en la orientación general, que se le da al empleado para integrarlo en el entorno laboral de la institución; y prepararlo el cargo que va a cumplir dentro de empresa.

“Tiene como finalidad que el trabajador conozca más en detalle la empresa y sus funciones, se integre a su puesto de trabajo y al entorno humano en que transcurrirá su vida laboral. Una Inducción bien ejecutada constituye la base de todas las expectativas y compromisos implícitos (contrato psicológico) del trabajador. Esta persona se plantea una serie de importantes interrogantes acerca de la organización y el ambiente que se “respira” en ella y deben responderse con la mayor rapidez.” (Administración de empresas: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html)

 Políticas de adiestramiento

Es la formación que se le brinda y da al personal, con el objetivo de especializarlo y mejorar el desempeño de los empleados dentro de la institución, por medio de cursos, talleres, y actividades de adiestramiento. Es el entrenamiento y transmisión de conocimientos concernientes al área profesional, obteniendo el desarrollo de habilidades competentes.

• Propósito: Consolidar y racionalizar las acciones de adiestramiento del personal anualmente, por medio de la detección de necesidades diseñadas para tal fin, a objeto de satisfacer las demandas de adiestramiento y/o desarrollo de cada unidad organizativa.
  
• Objetivos:
  - Satisfacer las necesidades de adiestramiento y desarrollo del personal de cada unidad organizativa a fin de incrementar sus niveles de eficiencia.
  - Visualizar el tiempo y espacio, las acciones de adiestramiento a nivel organizacional.
  - Proporcionar insumos que permitan elaborar el presupuesto correspondiente, en función a los recursos humanos y materiales requeridos para tal fin.
  - Establecer prioridades para desarrollar acciones de adiestramiento.
  - Ejercer el control y evaluación de los resultados sobre las acciones de adiestramiento.
  - Establecer bases reales para seleccionar los recursos docentes internos y externos.

 Capacitación

“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado, que com¬prende un conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresa¬rial a la cual sirve.” (Administración de empresas: http://chicasempresas.blogspot.com/2009/04/republica-bolivariana-de-venezuela_10.html)

La capacitación es el desarrollo personal y profesional que tiene como finalidad especializar, mejorar la calidad y eficiencia de su trabajo y estar a la altura de los nuevos avances tecnológicos y científicos que se dan en la sociedad profesional (en este caso en el mundo de la información) y la propia en la naturaleza de la llamada sociedad. la capacitación es de objetivos cortos o mediano plazo y muy especifica, pero que siguen aportando un conocimiento al empleado.

 Sueldos

Según Sánchez Barriga “Es la fase de la administración de recursos humanos, que usa principios y técnicas definidas para lograr la remuneración total que recibe el trabajador, sea razonablemente apropiada a la importancia del puesto, a la eficiencia, a las necesidades personales del trabajador y a las posibilidades de la empresa.”

La función que tiene el departamento de recursos humanos en la administración de sueldos y salarios es:

• El sistema debe ayudar y atraer el número y la clase de empleados necesarios para operar en la institución en términos de excelencia.
  
• El sistema tiene que jugar un papel positivo para motivar a los empleados a trabajar lo mejor que sus habilidades les permitan.
  
• Tiene que dar a los empleados la oportunidad de lograr sus aspiraciones dentro de un marco de imparcialidad y equidad.
  
• Debería ofrecer a los empleados un incentivo para mejorar sus destrezas y habilidades.
  

 Meritocracia

“En una definición muy amplia, el concepto de meritocracia se refiere a aquellos sistemas políticos donde se accede a los cargos de poder, no por el nacimiento o la riqueza (o sea, según pautas de adscripción) sino por los méritos (pautas de realización).

En las sociedades industriales avanzadas, esos "méritos" se refieren en principio al desarrollo de la inteligencia y de los conocimientos, a las capacidades intelectivas evidenciadas y sancionadas por el sistema escolar, base indispensable (pero no suficiente) para tener acceso a la clase dirigente e iniciar luego un "cursus honorum" basado en el desempeño de cargos de creciente importancia, hasta donde lleguen las posibilidades evolutivas y la combinación de circunstancias de poder y de apoyos de cada uno.” (Glosario de conceptos políticos usuales: http://www.eumed.net/dices/definicion.php?Dic=3&def=382)